KSeF zmienił księgowość. Za co dziś płacisz?
Od 2026 roku większość faktur między firmami przechodzi przez KSeF, więc przepisywania faktur jest dużo mniej. Zostaje reszta pracy: zdecydować, co jest kosztem, policzyć podatki i ZUS, dopilnować terminów. Tu pokazujemy, co to zmienia w cenie księgowości.
Co KSeF zmienił
Faktury są w jednym miejscu
Od 1 lutego 2026 każda firma odbiera w KSeF faktury od firm, które już tam wystawiają. Od 1 kwietnia 2026 wystawia w nim większość firm. Najmniejsi — ze sprzedażą na fakturach do 10 000 zł z VAT w miesiącu — mogą wystawiać poza KSeF do końca 2026 roku; po przekroczeniu tej kwoty obowiązek zaczyna się od razu.
Nikt nie musi ich przepisywać
Biuro albo program, któremu nadasz uprawnienie, może pobrać Twoje faktury z KSeF bez Twojego udziału. To była spora część ręcznej pracy.
Kary za fakturę poza KSeF
Za fakturę wystawioną poza KSeF, gdy masz już obowiązek, grozi kara do 100 % VAT z faktury, a gdy faktura nie ma VAT, do 18,7 % jej kwoty (art. 106ni ustawy o VAT). 16 września 2026 Ministerstwo Finansów ogłosiło, że chce przesunąć te kary na 1 stycznia 2028. Projekt zmiany jest na stronie Rządowego Centrum Legislacji, ale ustawa jeszcze się nie zmieniła. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF zostaje bez zmian.
Źródła: harmonogram KSeF na ksef.podatki.gov.pl. Stan prawny na 9 października 2026.
Co zostało z pracy księgowej
- Zdecydować, czy wydatek to koszt firmy i w jakiej części (np. auto używane też prywatnie).
- Policzyć VAT, zaliczkę na podatek i ZUS, co miesiąc.
- Przygotować JPK i deklaracje i dopilnować terminów.
- Zapytać Cię o to, co wiesz tylko Ty.
- Wyłapać sprawy nietypowe i przekazać je komuś, kto się na nich zna.
Za co więc płacisz dziś
Przepisywanie faktur było jedną z czynności, za które płaciło się biuru. Ceny biur w 2026 wciąż zależą przede wszystkim od liczby dokumentów: według publicznych cenników biuro bierze za JDG z kilkunastoma dokumentami od 100 do 700 zł bez VAT miesięcznie. Policz to dla swojej firmy w kalkulatorze.
Policz swoją kwotęQkwit pobiera faktury z KSeF co pół godziny.
Łączysz go z KSeF certyfikatem albo tokenem KSeF, a faktury od dostawców i faktury sprzedaży trafiają do Twoich dokumentów bez przepisywania.
Co robimy z fakturami z KSeF
- Pobieramy je w dzień co pół godziny i raz w nocy. W dokumentach mają oznaczenie „KSeF”.
- Faktury, która już jest w Qkwit, nie dodamy drugi raz.
- Inne dokumenty, na przykład paragony, wrzucasz jak dotąd: zdjęciem albo PDF-em.
- To, co robi Qkwit, dzieje się po fakturze: AI decyduje, co jest kosztem, a program liczy podatki i ZUS od razu po zamknięciu miesiąca. Jak to działa krok po kroku →
Jak połączyć Qkwit z KSeF
- W Aplikacji Podatnika KSeF generujesz certyfikat KSeF albo token z zaznaczonym polem „Przeglądanie faktur”.
- Wgrywasz certyfikat albo wklejasz token w Qkwit. Sprawdzamy w KSeF, czy działa.
- Od tej chwili faktury pobieramy sami.
Częste pytania
Czy KSeF zastąpi księgową?
Nie. KSeF to sposób wystawiania i odbierania faktur. Nie decyduje, co jest kosztem, nie liczy podatków ani ZUS i nie pilnuje terminów. Tę pracę nadal ktoś musi zrobić — człowiek albo program.
Czy przez KSeF księgowość powinna być tańsza?
KSeF usuwa ręczne przepisywanie faktur. O cenie decyduje biuro albo program, z którego korzystasz. Porównaj, ile płacisz, z widełkami z publicznych cenników w naszym kalkulatorze.
Czy Qkwit pobiera faktury z KSeF?
Tak. Po połączeniu pobieramy faktury od dostawców i faktury sprzedaży w dzień co pół godziny i raz w nocy.
Od kiedy KSeF obowiązuje najmniejsze firmy?
Firmy, których sprzedaż na fakturach nie przekracza 10 000 zł z VAT w miesiącu, mogą wystawiać faktury poza KSeF do końca 2026 roku. Gdy w danym miesiącu przekroczysz tę kwotę, obowiązek zaczyna się od razu. Szczegóły i wyjątki opisaliśmy w osobnym artykule.
Czy biuro rachunkowe ma dostęp do moich faktur w KSeF?
Tylko jeśli nadasz mu uprawnienie w KSeF. Możesz je w każdej chwili odebrać w Aplikacji Podatnika KSeF.
Materiał informacyjny, stan prawny na 9 października 2026. Terminy KSeF i kar sprawdzaj w oficjalnym serwisie ksef.podatki.gov.pl.