KSeF wchodzi do najmniejszych firm od 2027 — co zrobić w tych kilku miesiącach

Jeśli prowadzisz małą firmę usługową i do tej pory KSeF Cię omijał, to prawdopodobnie dzięki jednemu wyłączeniu: fakturom o niewielkiej wartości. To wyłączenie kończy się 31 grudnia 2026 roku.

Zanim jednak zaczniesz się denerwować — dwie rzeczy, które warto wiedzieć od razu. Po pierwsze, KSeF to tylko sposób wystawiania i odbierania faktur, nie nowy podatek ani nowa ewidencja. Po drugie, część obowiązków dotyczy Cię już dziś i prawdopodobnie o tym nie wiesz.

Gdzie jesteśmy w harmonogramie

Wyłączenie, o którym mowa, działa do końca 2026 roku i pozwala wystawiać faktury poza KSeF, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z podatkiem z takich faktur w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł (przy limicie wartości pojedynczego dokumentu). Od 1 stycznia 2027 znika i obowiązek obejmuje wszystkich.

Rzecz, którą przeoczają prawie wszyscy

Wyłączenie dotyczyło wystawiania. Nie dotyczyło odbierania.

To znaczy, że jeśli Twoi dostawcy są już w KSeF, ich faktury trafiają do Ciebie przez system — niezależnie od tego, czy sam z niego korzystasz. Faktura kosztowa, na którą czekasz, może już od miesięcy leżeć w KSeF, a Ty jej nie widzisz, bo nigdy tam nie zajrzałeś.

To jest realny problem, nie teoretyczny: brak faktury kosztowej to brak kosztu, a przy VAT-owcach brak odliczenia. Jeśli więc masz zrobić dziś jedną rzecz, to sprawdzić, czy w KSeF nie czekają na Ciebie dokumenty.

Czego KSeF nie obejmuje

Dobra wiadomość dla rzemiosła pracującego głównie dla osób prywatnych: faktury dla konsumentów nie są objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF. Możesz je wystawiać jak dotychczas.

Poza systemem zostają również:

• paragony z kasy fiskalnej (to nie faktury),
• faktury wystawiane przez podmioty zagraniczne bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
• określone przypadki szczególne przewidziane w przepisach.

Czyli: fryzjerka obsługująca wyłącznie klientów indywidualnych praktycznie nie odczuje zmiany. Elektryk pracujący dla firm budowlanych — jak najbardziej.

Co realnie trzeba przygotować

1. Dostęp do systemu. Uwierzytelnienie w KSeF wymaga jednego z narzędzi: podpisu kwalifikowanego, pieczęci kwalifikowanej, Profilu Zaufanego albo tokena wygenerowanego w systemie. Jednoosobowa działalność najczęściej korzysta z Profilu Zaufanego — i to jest właśnie moment, żeby sprawdzić, czy Twój nie wygasł.

2. Uprawnienia dla biura albo aplikacji. Jeśli księgowość prowadzi ktoś inny, musisz nadać mu uprawnienia w KSeF. To osobna czynność, niezależna od pełnomocnictwa UPL-1.

3. Program, który wysyła i odbiera faktury. Ręczne wpisywanie faktur w rządowej aplikacji działa, ale przy kilkunastu dokumentach miesięcznie szybko przestaje mieć sens.

4. Tryb awaryjny. Przepisy przewidują sytuacje, w których system jest niedostępny — wtedy fakturę wystawia się w trybie offline i przesyła do KSeF po przywróceniu działania. Warto wiedzieć, że taka procedura istnieje, zanim będzie potrzebna.

5. Świadomość, że numer faktury nadaje system. Faktura ustrukturyzowana dostaje numer KSeF; to on identyfikuje dokument. Twoja własna numeracja pozostaje, ale przestaje być jedynym identyfikatorem.

Czego KSeF nie zmienia

Warto to powiedzieć wprost, bo wokół tematu narosło sporo niepotrzebnego napięcia:

• nie zmienia stawek VAT ani zasad odliczania,
• nie zmienia terminów płatności podatków — nadal 20. i 25.,
• nie zastępuje księgowości — faktura z KSeF trafia do księgi tak samo jak każda inna,
• nie jest ewidencją — to kanał wystawiania i odbioru dokumentów.

Osobną zmianą, która wchodzi w tym samym okresie i bywa z KSeF mylona, jest obowiązek prowadzenia ksiąg elektronicznie i wysyłania ich jako JPK: koniec papierowej książki.