Niezapłacona faktura
Klient nie zapłacił faktury — co możesz z tym zrobić.
Po 90 dniach odzyskujesz VAT ulgą na złe długi, a dochód korygujesz w PIT. Wezwanie, odsetki, windykacja i sąd — krok po kroku.
90 dni po terminie płatności to moment, od którego możesz odzyskać VAT z niezapłaconej faktury ulgą na złe długi i zmniejszyć podstawę opodatkowania w PIT albo CIT. Do tego czasu masz prawo naliczać odsetki za opóźnienie i wysłać wezwanie do zapłaty.
Zegar
90 dni od terminu płatności
Licznik startuje dzień po terminie płatności wskazanym na fakturze, nie od daty jej wystawienia. Dopiero po upływie 90 dni bez zapłaty otwierają się prawa opisane niżej — wcześniej masz jedynie odsetki i możliwość wezwania do zapłaty.
Krok 1 — VAT
Ulga na złe długi w VAT
Jako wierzyciel możesz odzyskać VAT zapłacony do urzędu od niezapłaconej faktury, jeśli minęło 90 dni od terminu płatności, a od daty wystawienia faktury nie minęły jeszcze 3 lata (licząc od końca roku wystawienia). Warunek podstawowy dotyczy sprzedaży dla firm — nabywca musi być podatnikiem VAT z NIP-em na fakturze. Ulga przysługuje też przy sprzedaży dla konsumentów, ale pod dodatkowymi warunkami: prawomocne orzeczenie sądu i skierowanie sprawy do egzekucji, wpis wierzytelności do rejestru długów, albo upadłość konsumencka dłużnika.
Jak liczy to Qkwit: dokładnie te dwa terminy — 90 dni i 3 lata — pilnuje automatycznie ta sama funkcja, która blokuje zgłoszenie ulgi dla faktury już zapłaconej albo mającej korekty. Qkwit dziś obsługuje tylko sprzedaż dla firm — wymaga NIP-u nabywcy na fakturze; sprzedaż dla konsumentów rozliczysz razem z księgową. Nie musisz liczyć terminów w kalendarzu.
Krok 2 — podatek dochodowy
Zmniejszenie podstawy w PIT albo CIT
Analogiczna ulga działa też w podatku dochodowym: po 90 dniach od terminu płatności wierzyciel zmniejsza podstawę opodatkowania o wartość niezapłaconej faktury (netto). Po drugiej stronie transakcji jest to samo w drugą stronę — dłużnik, który sam nie zapłacił, musi zwiększyć swoją podstawę opodatkowania o tę samą kwotę, jeśli wcześniej wliczył fakturę w koszty.
Uwaga na nieaktualne poradniki
„Korekta kosztów po 30 dniach” — czego już nie ma
Sporo poradników w sieci wciąż opisuje obowiązek zmniejszenia kosztów, jeśli sam nie zapłaciłeś faktury kosztowej w ciągu 30 dni od terminu płatności. Ten mechanizm został uchylony z dniem 1 stycznia 2016 roku i dziś nie obowiązuje. Zastąpiła go opisana wyżej ulga na złe długi w PIT/CIT, która działa na zasadzie odwrotnej (dłużnik zwiększa podstawę, nie zmniejsza kosztów) i uruchamia się dopiero po 90 dniach, nie po 30. Jeśli trafisz w sieci na informację o „korekcie kosztów po 30 dniach” — jest nieaktualna.
Krok 4
Odsetki i rekompensata za opóźnienie
Niezależnie od ulg podatkowych, od pierwszego dnia po terminie płatności przysługują Ci odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, a w wielu przypadkach też zryczałtowana rekompensata za koszty odzyskiwania należności — jej wysokość zależy od kwoty faktury. Aktualną stawkę odsetek i progi rekompensaty warto sprawdzić przed wysłaniem wezwania, bo są okresowo aktualizowane.
Krok 5
Wezwanie do zapłaty, windykacja, sąd
Wezwanie do zapłaty
Pierwszy i najtańszy krok — pisemne wezwanie z terminem zapłaty często wystarcza, zwłaszcza gdy klient po prostu zapomniał.
Windykacja
Jeśli wezwanie nie pomoże, możesz zlecić odzyskanie długu firmie windykacyjnej albo negocjować rozłożenie płatności na raty bezpośrednio z klientem.
Sąd
Ostatni krok to pozew, w tym elektroniczne postępowanie upominawcze (e-sąd) dla prostszych spraw. Opłatę sądową i próg opłacalności warto sprawdzić przed złożeniem pozwu — zależą od kwoty i rodzaju sprawy.
Co dalej
Co, jeśli klient zapłaci później
Jeśli po skorzystaniu z ulgi na złe długi klient jednak zapłaci, musisz oddać odzyskany VAT — rozliczasz go w okresie, w którym otrzymałeś płatność. To samo dotyczy ulgi w PIT/CIT: spłacona należność wraca do podstawy opodatkowania w miesiącu zapłaty.
Najczęstsze pytania
Pytania o niezapłacone faktury
Klient nie płaci za fakturę — od czego zacząć?
Od pisemnego wezwania do zapłaty z konkretnym terminem. Licznik do ulgi na złe długi biegnie niezależnie, więc wezwanie nic w nim nie zmienia.
Kiedy mogę odzyskać VAT z niezapłaconej faktury?
Po 90 dniach od terminu płatności, jeśli od końca roku wystawienia faktury nie minęły jeszcze 3 lata. Dla sprzedaży firmowej warunkiem jest NIP nabywcy na fakturze — to zakres, który dziś liczy Qkwit. Przy sprzedaży dla konsumentów ulga też przysługuje, ale pod dodatkowymi warunkami (np. prawomocny wyrok i egzekucja) i rozliczysz ją razem z księgową.
Czy muszę korygować koszty, jeśli sam nie zapłaciłem faktury?
Nie na starych zasadach — obowiązek korekty kosztów po 30 dniach zniknął w 2016 roku. Dziś, jeśli nie zapłacisz, po 90 dniach musisz zwiększyć podstawę opodatkowania o tę kwotę w ramach ulgi na złe długi.
Jak odzyskać dług z faktury?
Wezwanie do zapłaty, potem windykacja albo negocjacja rat, a w ostateczności pozew — w tym elektroniczne postępowanie upominawcze dla prostszych spraw.
Czy mogę wystawić fakturę korygującą do zera zamiast ulgi?
To inny mechanizm, dla innej sytuacji — sprawdź różnicę w poradniku o fakturze korygującej do zera.
Nie jestem VAT-owcem — co mi przysługuje?
Ulga na złe długi w VAT dotyczy tylko czynnych podatników VAT, ale ulga w PIT/CIT (zmniejszenie podstawy po 90 dniach) przysługuje niezależnie od statusu VAT.
Materiał informacyjny, nie stanowi porady podatkowej ani prawnej.
Masz niezapłaconą fakturę?