Co zrobić, gdy klient nie płaci faktury
Zacznij od pisemnego wezwania do zapłaty z nowym terminem. Od dnia po terminie z faktury należą Ci się odsetki, a gdy klientem jest firma, także rekompensata za koszty odzyskiwania długu: 40, 70 albo 100 euro, zależnie od kwoty. Jeśli wezwanie nie pomoże, złóż pozew w e-sądzie (elektroniczne postępowanie upominawcze). Gdy nakaz zapłaty się uprawomocni, poproś sąd o klauzulę wykonalności, czyli potwierdzenie, że nakaz można egzekwować, i z nią idź do komornika. Po 90 dniach od terminu płatności możesz też odzyskać VAT i obniżyć podatek dochodowy z tej faktury. To ulga na złe długi, a jej warunki opisujemy niżej.
Niezapłaconej faktury nie zgłaszasz osobno do urzędu skarbowego. Gdy minie 90 dni od terminu płatności, ulgę na złe długi w VAT wykazujesz w pliku JPK (rozliczeniu VAT) za miesiąc albo kwartał, w którym te 90 dni minęły. Podatek dochodowy obniżasz już w zaliczce albo w ryczałcie za ten okres, a potem w zeznaniu rocznym, w którym ulga ma swoje rubryki, bez osobnego załącznika.
Jak odzyskać pieniądze od klienta
Wezwanie do zapłaty
Pierwszy i najtańszy krok — pisemne wezwanie z terminem zapłaty często wystarcza, zwłaszcza gdy klient po prostu zapomniał.
Windykacja
Jeśli wezwanie nie pomoże, możesz zlecić odzyskanie długu firmie windykacyjnej albo negocjować rozłożenie płatności na raty bezpośrednio z klientem.
Sąd
Ostatni krok to pozew, w tym elektroniczne postępowanie upominawcze (e-sąd) dla prostszych spraw. Opłatę sądową i próg opłacalności warto sprawdzić przed złożeniem pozwu — zależą od kwoty i rodzaju sprawy.
Odsetki i rekompensata za opóźnienie
Odsetki liczysz od dnia po terminie z faktury. Gdy klientem jest firma, to odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych: stopa referencyjna NBP plus 10 punktów procentowych w skali roku. Stawkę na każde półrocze ogłasza Minister Finansów i Gospodarki. Od firmy możesz też żądać rekompensaty za koszty odzyskiwania długu, bez wykazywania tych kosztów, osobno za każdą transakcję: 40 euro, gdy kwota nie przekracza 5 000 zł, 70 euro, gdy jest wyższa niż 5 000 zł i niższa niż 50 000 zł, oraz 100 euro od 50 000 zł. Od klienta, który nie jest firmą, należą Ci się zwykłe odsetki ustawowe za opóźnienie, bez rekompensaty.
90 dni od terminu płatności
Licznik startuje dzień po terminie płatności wskazanym na fakturze, nie od daty jej wystawienia. Dopiero po upływie 90 dni bez zapłaty otwierają się prawa opisane niżej — wcześniej masz odsetki, rekompensatę od firmy i możliwość wezwania do zapłaty.
Ulga na złe długi w VAT
Jako wierzyciel możesz odzyskać VAT zapłacony do urzędu od niezapłaconej faktury, jeśli minęło 90 dni od terminu płatności, a od daty wystawienia faktury nie minęły jeszcze 3 lata (licząc od końca roku wystawienia). Klient musi być czynnym podatnikiem VAT. Gdy nim nie jest (konsument albo firma zwolniona z VAT), ulga też przysługuje, ale pod jednym z dodatkowych warunków: prawomocne orzeczenie sądu skierowane do egzekucji, wpis długu do rejestru dłużników albo upadłość konsumencka dłużnika.
Qkwit pilnuje obu terminów, 90 dni i 3 lata, i sprawdza na białej liście VAT, czy klient jest czynnym podatnikiem VAT. Ulgę liczy dla faktur wystawionych firmom z NIP-em, a faktury już zapłaconej do ulgi nie pokaże.
Zmniejszenie podstawy w PIT albo CIT
Analogiczna ulga działa też w podatku dochodowym: po 90 dniach od terminu płatności wierzyciel zmniejsza podstawę opodatkowania o wartość niezapłaconej faktury (netto). Po drugiej stronie transakcji jest to samo w drugą stronę — dłużnik, który sam nie zapłacił, musi zwiększyć swoją podstawę opodatkowania o tę samą kwotę, jeśli wcześniej wliczył fakturę w koszty. Na ryczałcie zmniejszasz przychód, od którego liczysz ryczałt. Qkwit liczy tę ulgę na skali, na podatku liniowym i w spółce z o.o. na zwykłym CIT.
Co, jeśli klient zapłaci później
Jeśli po skorzystaniu z ulgi na złe długi klient jednak zapłaci, musisz oddać odzyskany VAT — rozliczasz go w okresie, w którym przyszła płatność. To samo dotyczy ulgi w PIT/CIT: spłacona należność wraca do podstawy opodatkowania w miesiącu zapłaty.
„Korekta kosztów po 30 dniach” — czego już nie ma
Sporo poradników w sieci wciąż opisuje obowiązek zmniejszenia kosztów, jeśli faktura kosztowa nie została zapłacona w ciągu 30 dni od terminu płatności. Ten mechanizm został uchylony z dniem 1 stycznia 2016 roku i dziś nie obowiązuje. Zastąpiła go opisana wyżej ulga na złe długi w PIT/CIT, która działa na zasadzie odwrotnej (dłużnik zwiększa podstawę, nie zmniejsza kosztów) i uruchamia się dopiero po 90 dniach, nie po 30. Jeśli trafisz w sieci na informację o „korekcie kosztów po 30 dniach” — jest nieaktualna.
Pytania o niezapłacone faktury
Klient nie płaci za fakturę — od czego zacząć?
Od pisemnego wezwania do zapłaty z konkretnym terminem. Licznik do ulgi na złe długi biegnie niezależnie, więc wezwanie nic w nim nie zmienia.
Kiedy mogę odzyskać VAT z niezapłaconej faktury?
Po 90 dniach od terminu płatności, jeśli od końca roku wystawienia faktury nie minęły jeszcze 3 lata, a klient jest czynnym podatnikiem VAT. Qkwit sprawdza to na białej liście VAT. Gdy klient nie jest czynnym podatnikiem VAT (konsument albo firma zwolniona z VAT), ulga wymaga prawomocnego wyroku skierowanego do egzekucji, wpisu do rejestru dłużników albo upadłości konsumenckiej.
Czy muszę korygować koszty, jeśli nie zapłacę faktury od dostawcy?
Nie na starych zasadach — obowiązek korekty kosztów po 30 dniach zniknął w 2016 roku. Dziś, jeśli nie zapłacisz, po 90 dniach musisz zwiększyć podstawę opodatkowania o tę kwotę w ramach ulgi na złe długi.
Jak odzyskać dług z faktury?
Wezwanie do zapłaty, potem windykacja albo negocjacja rat, a w ostateczności pozew — w tym elektroniczne postępowanie upominawcze dla prostszych spraw.
Czy mogę wystawić fakturę korygującą do zera zamiast ulgi?
To inny mechanizm, dla innej sytuacji — sprawdź różnicę w poradniku o fakturze korygującej do zera.
Nie jestem VAT-owcem — co mi przysługuje?
Ulga na złe długi w VAT dotyczy tylko czynnych podatników VAT, ale ulga w PIT/CIT (zmniejszenie podstawy po 90 dniach) przysługuje niezależnie od statusu VAT.
Materiał informacyjny, nie stanowi porady podatkowej ani prawnej.