Jak prowadzić ewidencję przychodów na ryczałcie
Ewidencja przychodów to spis Twojej sprzedaży: każdej faktury i jednej sumy za każdy dzień sprzedaży bez faktury. Przy każdej pozycji jest data, numer, kwota i stawka ryczałtu, czyli procent podatku od tej sprzedaży. Kosztów do niej nie wpisujesz. Z ewidencji wynika ryczałt za miesiąc, który płacisz do 20. dnia następnego miesiąca.
Tak wygląda ewidencja przychodów za wrzesień 2026
Przykładowy salon fryzjerski działa od 2024 roku i nie płaci VAT. Usługi fryzjerskie i kosmetyczne mają stawkę 8,5 %, a sprzedaż kosmetyków 3 %. Klienci płacą gotówką albo kartą bez faktury, więc salon wpisuje sumę z każdego dnia, osobno dla każdej stawki. Jedną usługę rozliczył fakturą dla hotelu.
SBF to numer, który Qkwit nadaje dziennej sprzedaży bez faktury.
| Data | Nr dowodu | Klient | Stawka ryczałtu | Przychód |
|---|---|---|---|---|
| 01.09.2026 | SBF/2026/09/01 | Sprzedaż bez faktury | 8,5 % | 520,00 zł |
| 01.09.2026 | SBF/2026/09/01 | Sprzedaż bez faktury | 3 % | 60,00 zł |
| 02.09.2026 | FV/1/09/2026 | Hotel Pod Lipami sp. z o.o. | 8,5 % | 1 600,00 zł |
| 02.09.2026 | SBF/2026/09/02 | Sprzedaż bez faktury | 8,5 % | 610,00 zł |
| 03.09.2026 | SBF/2026/09/03 | Sprzedaż bez faktury | 8,5 % | 480,00 zł |
| 03.09.2026 | SBF/2026/09/03 | Sprzedaż bez faktury | 3 % | 85,00 zł |
- Przychód ze stawką 8,5 %
- 15 590,00 zł
- Przychód ze stawką 3 %
- 1 115,00 zł
- Ryczałt za wrzesień
- 1 291,00 zł
do 20 października 2026
Jak policzyliśmy ryczałt
- Na ryczałcie składki odejmuje się od przychodu, nie od podatku. Salon odejmuje składki zapłacone do ZUS we wrześniu: społeczne 420,86 zł (obniżone składki z pierwszych lat firmy, bez chorobowej) i połowę składki zdrowotnej, 415,29 zł. Razem 836,15 zł. Qkwit dzieli to odliczenie między stawki według ich udziału w przychodzie.
- 8,5 % od 14 810 zł: 1 258,85 zł
- 3 % od 1 059 zł: 31,77 zł
- Razem 1 290,62 zł, po zaokrągleniu do pełnych złotych 1 291,00 zł.
Przykładowy salon i klient. Kwoty policzone w Qkwit według przepisów na 2026 rok.
Co wpisujesz do ewidencji przychodów
Pełna nazwa tej formy podatku to ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, bo podatek liczy się właśnie z tej ewidencji. Wpisujesz do niej:
- Każdą fakturę sprzedaży: datę, numer, klienta i kwotę. Jeśli płacisz VAT, wpisujesz kwotę bez VAT.
- Sprzedaż bez faktury, czyli to, co osoby prywatne płacą gotówką, kartą albo przelewem: jedną sumę za każdy dzień, na przykład z raportu dobowego kasy fiskalnej.
- Przy każdej kwocie stawkę ryczałtu. Gdy sprzedajesz rzeczy z różnymi stawkami, jak usługi i kosmetyki w salonie, każdą część wpisujesz z jej stawką. Bez tego podziału urząd może policzyć cały przychód według najwyższej stawki.
- Kosztów i zakupów nie wpisujesz, bo na ryczałcie nie zmniejszają podatku.
Qkwit uzupełnia ewidencję z Twoich faktur i liczy z niej ryczałt
- Faktura wystawiona w Qkwit trafia do ewidencji od razu, z datą, numerem, klientem i stawką.
- Faktury wystawione gdzie indziej wrzucasz jako zdjęcie albo PDF. Qkwit odczytuje z nich datę, numer, klienta i kwotę. Do ewidencji trafiają po Twoim zatwierdzeniu, a jeśli w ustawieniach włączysz tryb Automat, bez Twojego kliknięcia. Zatwierdzenie cofasz w menu dokumentu, dopóki miesiąc jest otwarty.
- Sprzedaż bez faktury dopisujesz jedną kwotą za dzień, osobno dla każdej stawki.
- Usługi i towary zapisujesz jako rodzaje sprzedaży, każdy ze swoją stawką. Przy kolejnej fakturze z tą samą pozycją Qkwit wybiera rodzaj sam.
- Ewidencję za każdy miesiąc widzisz w zakładce Stan firmy i pobierasz jako PDF albo plik Excel.
- Gdy zamkniesz miesiąc, Qkwit liczy z ewidencji ryczałt i składkę zdrowotną i przypomina o przelewie przed 20. dniem następnego miesiąca.
- Po roku Qkwit przygotowuje plik rocznego zeznania podatkowego (PIT-28), który wysyłasz do urzędu skarbowego.
Qkwit to program do samodzielnej księgowości. Kosztuje od 39 zł bez VAT miesięcznie przy najwyżej 20 skanach, zdjęciach, PDF-ach i wyciągach bankowych w miesiącu, a ceny przy większej liczbie pokazuje cennik.
Zobacz cennikPytania o ewidencję przychodów
Jak prowadzić ewidencję przychodów na ryczałcie?
Wpisujesz do niej każdą sprzedaż: fakturę z datą, numerem, klientem i kwotą albo dzienną sumę sprzedaży bez faktury, zawsze ze stawką ryczałtu. Sprzedaż z danego miesiąca wpisujesz najpóźniej do 20. dnia następnego miesiąca. Z ewidencji liczysz ryczałt za miesiąc.
Czy ewidencję przychodów można prowadzić w Excelu albo na papierze?
Jeśli nie płacisz VAT, obowiązek prowadzenia ewidencji elektronicznie dotyczy Cię od 2027 roku. Jeśli płacisz VAT, od 2026 roku ewidencję prowadzi się elektronicznie i po roku wysyła do urzędu skarbowego jako plik JPK: pierwszy raz za 2026 rok, do 30 kwietnia 2027. W Qkwit ewidencję za każdy miesiąc pobierasz jako PDF albo plik Excel.
Skąd pobrać ewidencję przychodów?
Wzoru do druku nie potrzebujesz. W Qkwit ewidencja powstaje z Twoich faktur i dziennych kwot sprzedaży, a za każdy miesiąc pobierasz ją jako PDF albo plik Excel w zakładce Stan firmy.
Jaka ewidencja przy ryczałcie?
Ewidencja przychodów. Księgi przychodów i rozchodów (KPiR) na ryczałcie nie prowadzisz, bo koszty nie zmniejszają podatku. Jeśli masz w firmie środki trwałe, na przykład auto albo maszynę, wpisujesz je też do wykazu środków trwałych.
Ile wynosi składka zdrowotna na ryczałcie w 2026 roku?
Zależy od przychodu od początku roku pomniejszonego o zapłacone składki społeczne: 498,35 zł miesięcznie do 60 000 zł, 830,58 zł do 300 000 zł i 1 495,04 zł powyżej. Gdy ten przychód przekroczy próg, od tego miesiąca płacisz wyższą kwotę, a w rozliczeniu rocznym do 20 maja dopłacasz różnicę za wcześniejsze miesiące. Składkę płacisz do ZUS razem ze składkami społecznymi. Swoją kwotę policzysz w kalkulatorze składki zdrowotnej.
Do kiedy płacę ryczałt?
Ryczałt za miesiąc płacisz do 20. dnia następnego miesiąca na swoje konto podatkowe w urzędzie skarbowym: za wrzesień do 20 października. Gdy 20. wypada w sobotę, niedzielę albo święto, termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy.
Ile kosztuje Qkwit na ryczałcie?
Od 39 zł bez VAT miesięcznie. Plan zależy od liczby skanów, zdjęć, PDF-ów i wyciągów bankowych w miesiącu, a wszystkie plany są w cenniku.