Regulamin

1. Kto świadczy usługę

Usługodawcą jest WEBET spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Opolu, ul. 1 Maja 30A, 45-355 Opole, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000940072, NIP 7543346806, REGON 520717497 (dalej: „Qkwit” albo „my”). Ten regulamin określa zasady korzystania z serwisu Qkwit dostępnego pod adresem qkwit.com i jego subdomenami.

2. Czym jest Qkwit i czego dotyczy usługa

Qkwit to aplikacja wspierająca prowadzenie księgowości jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG). W ramach usługi:

• prowadzimy zapisy księgowe na podstawie dokumentów, które przesyłasz (skan, PDF, przekazany e-mail),
• obliczamy kwoty podatków i składek ZUS na podstawie zakodowanych, obowiązujących przepisów,
• generujemy pliki (m.in. JPK, deklaracje podatkowe, deklaracje ZUS), które samodzielnie składasz we właściwym urzędzie lub w ZUS — integracje umożliwiające automatyczne złożenie (KSeF, e-Deklaracje, PUE ZUS) planujemy uruchomić w kolejnym etapie rozwoju usługi,
• jeśli zatrudniasz pracowników lub zleceniobiorców — wspieramy też podstawową obsługę kadrowo-płacową (naliczanie wynagrodzeń, składek i zaliczek, dokumenty rozliczeniowe).

3. Charakter usługi

Qkwit to narzędzie wspierające prowadzenie księgowości — nie świadczymy usług doradztwa podatkowego w rozumieniu ustawy z dnia 5 lipca 1996 r. o doradztwie podatkowym ani porad prawnych. Silnik Qkwit liczy kwoty na podstawie zakodowanych, obowiązujących przepisów (VAT, PIT/CIT, ZUS), a sztuczna inteligencja może rozpoznawać typ sprawy, podpowiadać rozwiązania i automatycznie księgować dokumenty — to jednak wsparcie, nie profesjonalna porada.

Ostateczna decyzja o złożeniu deklaracji oraz odpowiedzialność za prawidłowość i kompletność danych wejściowych (przesłanych dokumentów, informacji o zdarzeniach gospodarczych, odpowiedzi na pytania zadawane przez Qkwit) należy do Ciebie jako podatnika lub płatnika.

Gdy sprawa wykracza poza to, co Qkwit dziś potrafi policzyć, jawnie eskalujemy ją do księgowej dostępnej w ramach usługi. To przekazanie sprawy do sprawdzenia przez człowieka — nie porada prawna ani opinia doradcy podatkowego. Jeśli potrzebujesz wiążącej porady prawnej lub podatkowej, skontaktuj się z licencjonowanym doradcą podatkowym, radcą prawnym lub adwokatem.

4. Konto w Qkwit

Zakładając konto, podajesz prawdziwe dane (w tym NIP firmy) i odpowiadasz za zachowanie poufności hasła oraz za działania wykonane na Twoim koncie. Możesz zamknąć konto w każdej chwili, pisząc na biuro@webet.pl. Możemy zawiesić konto w razie naruszenia tego regulaminu lub próby nadużycia usługi.

5. Opłaty

Korzystanie z Qkwit dla jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) wymaga aktywnej subskrypcji. Do wyboru masz dwa plany: 149 zł miesięcznie albo 1490 zł rocznie — obie ceny zawierają VAT i są takie same dla każdej jednoosobowej działalności, niezależnie od tego, czy rozliczasz VAT. Konto możesz założyć i skonfigurować firmę bezpłatnie; praca w aplikacji (księgowanie, dokumenty, rozliczenia) zaczyna się po aktywacji subskrypcji. Przy aktywacji możesz podać NIP; do każdej płatności wystawiana jest faktura, którą pobierzesz w panelu zarządzania subskrypcją. Płatności obsługuje zewnętrzny operator płatności, Stripe; nie widzimy ani nie przechowujemy numeru Twojej karty płatniczej.

Subskrypcja odnawia się automatycznie — odpowiednio co miesiąc albo co rok, zależnie od wybranego planu — aż do rezygnacji. Możesz nią zarządzać lub ją anulować w każdej chwili z poziomu panelu zarządzania subskrypcją (Stripe Customer Portal), bez dodatkowych formalności. Po rezygnacji zachowujesz dostęp do końca opłaconego okresu rozliczeniowego, a wprowadzone dane pozostają na Twoim koncie.

Płatna subskrypcja obejmuje dziś jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG). Pełna księgowość dla spółek z o.o. i moduł kadr są w aktywnym rozwoju — cennik dla tych segmentów ogłosimy osobno, zanim staną się dostępne do kupienia.

6. Dostępność i zmiany usługi

Qkwit jest w aktywnym rozwoju — zakres i sposób działania funkcji mogą się zmieniać. Dbamy o to, żeby Twoje dane i zapisy księgowe pozostały nienaruszone przy każdej zmianie. Możemy czasowo ograniczyć dostęp do usługi w celu konserwacji, aktualizacji albo z przyczyn technicznych niezależnych od nas.

7. Reklamacje

Reklamacje dotyczące działania usługi możesz zgłaszać na biuro@webet.pl, opisując na czym polega problem i czego oczekujesz. Odpowiadamy w ciągu 14 dni od otrzymania zgłoszenia. Jeśli nie zgadzasz się z naszą odpowiedzią, możesz skorzystać z platformy internetowego rozstrzygania sporów konsumenckich Unii Europejskiej: ec.europa.eu/consumers/odr.

8. Odpowiedzialność

Naszą odpowiedzialność za szkody wynikające z korzystania z Qkwit ograniczamy do przypadków winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów chroniących konsumentów. Nie odpowiadamy za skutki złożenia deklaracji lub innych dokumentów na podstawie nieprawidłowych lub niekompletnych danych, które przekazałeś.

9. Twoje dane osobowe

Administratorem Twoich danych osobowych jest WEBET sp. z o.o. Pełne informacje o tym, jakie dane zbieramy, w jakim celu i jakie masz prawa, znajdziesz w naszej Polityce prywatności.

10. Zmiany regulaminu

Możemy zmienić ten regulamin, w szczególności w związku z rozwojem usługi lub uruchomieniem płatności. O istotnych zmianach poinformujemy z wyprzedzeniem mailem oraz zaktualizujemy datę na górze tej strony.

11. Prawo właściwe i kontakt

Do korzystania z usługi na podstawie tego regulaminu stosuje się prawo polskie. Spory rozstrzyga sąd właściwy według przepisów Kodeksu postępowania cywilnego, a w sprawach z udziałem konsumentów — zgodnie z przepisami o ochronie konsumentów.

WEBET sp. z o.o.
ul. 1 Maja 30A, 45-355 Opole
NIP: 7543346806 · REGON: 520717497 · KRS: 0000940072
E-mail: biuro@webet.pl

Załącznik nr 1 — Powierzenie przetwarzania danych osobowych

Ten załącznik jest integralną częścią regulaminu i stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 28 RODO — zawieraną między Tobą (jako administratorem danych osobowych kontrahentów widocznych na Twoich dokumentach oraz, przy korzystaniu z modułu kadr, Twoich pracowników) a WEBET sp. z o.o. jako procesorem, w zakresie w jakim w Twoim imieniu przetwarzamy dane tych osób trzecich.

1. Przedmiot i czas trwania

Przedmiotem powierzenia jest przetwarzanie danych osobowych osób trzecich w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi Qkwit. Powierzenie trwa przez cały okres korzystania z usługi i wygasa z chwilą zamknięcia konta, z zastrzeżeniem pkt 7 poniżej.

2. Charakter i cel przetwarzania

Przetwarzanie ma charakter zautomatyzowany (odczyt dokumentów, zapisy księgowe, obliczenia podatkowe i kadrowe) oraz manualny (obsługa zgłoszeń, wsparcie księgowej). Jedyny cel: wykonanie na Twoją rzecz usług księgowych, podatkowych i kadrowych opisanych w tym regulaminie — nigdy cel własny ani marketingowy.

3. Rodzaje danych i kategorie osób, których dane dotyczą

Kategorie osób: kontrahenci (sprzedawcy i nabywcy) widoczni na przesłanych dokumentach oraz, jeśli korzystasz z modułu kadr, Twoi pracownicy. Rodzaje danych: dla kontrahentów — nazwa lub imię i nazwisko oraz NIP widoczne na dokumentach; dla pracowników — dane kadrowo-płacowe niezbędne do naliczeń (m.in. dane identyfikacyjne z PESEL, adres, wynagrodzenie, składki, absencje).

4. Obowiązki procesora

Zobowiązujemy się:

• przetwarzać dane wyłącznie w zakresie wynikającym z Twojego korzystania z usługi,
• zachować poufność — dostęp mają wyłącznie osoby zobowiązane do jej zachowania,
• stosować odpowiednie środki techniczne i organizacyjne (patrz pkt 8 Polityki prywatności),
• pomagać Ci w realizacji obowiązków wynikających z RODO (patrz pkt 6),
• zgłaszać Ci bez zbędnej zwłoki każde naruszenie ochrony danych, które wykryjemy.

5. Podpowierzenie

Możemy korzystać z podprocesorów wymienionych w pkt 4 Polityki prywatności (hosting, dostawca AI do odczytu dokumentów, wysyłka maili, docelowo obsługa płatności) — z każdym z nich zawieramy wymagane umowy powierzenia zgodne z RODO. O zmianie podprocesorów poinformujemy w zaktualizowanej Polityce prywatności.

6. Pomoc przy realizacji praw osób, których dane dotyczą

Jeśli kontrahent lub pracownik zgłosi się do nas bezpośrednio z żądaniem dotyczącym swoich danych, przekażemy Ci to zgłoszenie i pomożemy je zrealizować w zakresie, w jakim pozwalają na to możliwości Qkwit.

7. Usunięcie lub zwrot danych po zakończeniu

Po zamknięciu konta usuwamy lub zwracamy powierzone dane, z zastrzeżeniem okresu, przez jaki musimy je zachować z przyczyn podatkowych i rachunkowych (patrz pkt 5 Polityki prywatności).

8. Audyt

Masz prawo zweryfikować, że przetwarzamy dane zgodnie z tym załącznikiem — napisz do nas, a udostępnimy informacje potrzebne do takiej weryfikacji. Na tym wczesnym etapie usługi nie przewidujemy fizycznych audytów na miejscu.