Regulamin

1. Kto świadczy usługę

Usługodawcą jest WEBET spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Opolu, ul. 1 Maja 30A, 45-355 Opole, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Opolu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000940072, NIP 7543346806, REGON 520717497, kapitał zakładowy: 5000,00 zł (dalej: „Qkwit” albo „my”). Ten regulamin określa zasady korzystania z serwisu Qkwit dostępnego pod adresem qkwit.com i jego subdomenami.

2. Czym jest Qkwit i czego dotyczy usługa

Qkwit to aplikacja wspierająca prowadzenie księgowości jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG) oraz spółek z ograniczoną odpowiedzialnością (zakres i ceny dla obu form — patrz pkt 5). W ramach usługi:

• prowadzimy zapisy księgowe na podstawie dokumentów, które przesyłasz (skan, PDF, przekazany e-mail) — dla JDG w podatkowej księdze przychodów i rozchodów albo ewidencji przychodów, a dla spółki z o.o. w księgach rachunkowych,
• obliczamy kwoty podatków i składek ZUS na podstawie zakodowanych, obowiązujących przepisów — dla JDG PIT i VAT, a dla spółki z o.o. CIT i VAT,
• dla spółki z o.o. przygotowujemy dodatkowo roczne sprawozdanie finansowe (wraz z plikiem e-Sprawozdania) oraz deklarację CIT-8 (a przy ryczałcie od dochodów spółek — CIT-8E),
• generujemy pliki (m.in. JPK, deklaracje podatkowe, deklaracje ZUS), które samodzielnie składasz we właściwym urzędzie lub w ZUS — integracje umożliwiające automatyczne złożenie (KSeF, e-Deklaracje, PUE ZUS) planujemy uruchomić w kolejnym etapie rozwoju usługi,
• obsługa kadrowo-płacowa (naliczanie wynagrodzeń, składek i zaliczek, dokumenty rozliczeniowe) — dostępna jako płatny dodatek do abonamentu firmy (patrz pkt 5).

3. Charakter usługi

Qkwit to narzędzie wspierające prowadzenie księgowości — nie świadczymy usług doradztwa podatkowego w rozumieniu ustawy z dnia 5 lipca 1996 r. o doradztwie podatkowym ani porad prawnych. Silnik Qkwit liczy kwoty na podstawie zakodowanych, obowiązujących przepisów (VAT, PIT/CIT, ZUS), a sztuczna inteligencja może rozpoznawać typ sprawy, podpowiadać rozwiązania i automatycznie księgować dokumenty — to jednak wsparcie, nie profesjonalna porada.

Ostateczna decyzja o złożeniu deklaracji oraz odpowiedzialność za prawidłowość i kompletność danych wejściowych (przesłanych dokumentów, informacji o zdarzeniach gospodarczych, odpowiedzi na pytania zadawane przez Qkwit) należy do Ciebie jako podatnika lub płatnika.

Gdy sprawa wykracza poza to, co Qkwit dziś potrafi policzyć, jawnie eskalujemy ją do księgowej dostępnej w ramach usługi. To przekazanie sprawy do sprawdzenia przez człowieka — nie porada prawna ani opinia doradcy podatkowego. Jeśli potrzebujesz wiążącej porady prawnej lub podatkowej, skontaktuj się z licencjonowanym doradcą podatkowym, radcą prawnym lub adwokatem.

4. Konto w Qkwit

Zakładając konto, podajesz prawdziwe dane (w tym NIP firmy) i odpowiadasz za zachowanie poufności hasła oraz za działania wykonane na Twoim koncie. Możesz zamknąć konto w każdej chwili, pisząc na biuro@webet.pl. Możemy zawiesić konto w razie naruszenia tego regulaminu lub próby nadużycia usługi.

5. Opłaty

Korzystanie z Qkwit dla jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) wymaga aktywnej subskrypcji. Cena zależy wyłącznie od tego, ile dokumentów księgujesz w miesiącu: 19 zł do 5 dokumentów, 49 zł do 15, 89 zł do 40 oraz 149 zł bez limitu (uczciwe użycie do 150 dokumentów miesięcznie). Każdy plan obejmuje dokładnie te same funkcje — progi różnią się wyłącznie liczbą dokumentów. Ceny zawierają VAT i są takie same niezależnie od tego, czy rozliczasz VAT. Konto możesz założyć i skonfigurować firmę bezpłatnie; praca w aplikacji (księgowanie, dokumenty, rozliczenia) zaczyna się po aktywacji subskrypcji. Przy aktywacji możesz podać NIP; do każdej płatności wystawiana jest faktura, którą pobierzesz w panelu zarządzania subskrypcją. Płatności obsługuje zewnętrzny operator płatności, Stripe; nie widzimy ani nie przechowujemy numeru Twojej karty płatniczej.

Każdy próg możesz opłacać miesięcznie, rocznie (co najmniej 10% taniej niż dwanaście opłat miesięcznych) albo na dwa lata (co najmniej 15% taniej niż dwadzieścia cztery opłaty miesięczne). Rabat liczymy od ceny miesięcznej danego progu i podajemy go w cenniku przy każdym planie.

Przekroczenie limitu dokumentów nie blokuje księgowania. Jeśli w danym miesiącu zaksięgujesz więcej dokumentów, niż obejmuje Twój próg, Qkwit księguje je normalnie i wystawia wszystkie wymagane rozliczenia — pokazujemy jedynie informację o zużyciu i propozycję progu dopasowanego do Twojej skali. Zmiana progu następuje od kolejnego okresu rozliczeniowego. Do limitu liczymy dokumenty zaksięgowane w danym miesiącu kalendarzowym (faktury kosztowe, paragony oraz faktury sprzedaży wystawione w Qkwit); nie liczymy dokumentów odrzuconych, duplikatów ani deklaracji, plików JPK i dokumentów ZUS, które generujemy w ramach abonamentu.

Subskrypcja odnawia się automatycznie — odpowiednio co miesiąc, co rok albo co dwa lata, zależnie od wybranego planu — aż do rezygnacji. Możesz nią zarządzać lub ją anulować w każdej chwili z poziomu panelu zarządzania subskrypcją (Stripe Customer Portal), bez dodatkowych formalności. Po rezygnacji zachowujesz dostęp do końca opłaconego okresu rozliczeniowego, a wprowadzone dane pozostają na Twoim koncie.

Klientów, którzy wykupili subskrypcję przed 31 lipca 2026 roku, obowiązuje cena z dnia zakupu (149 zł miesięcznie albo 1490 zł rocznie), bez limitu dokumentów, do czasu rezygnacji z subskrypcji.

Płatna subskrypcja obejmuje jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG) oraz spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (pełne księgi). Cena dla spółki z o.o. zależy od liczby dokumentów tak samo jak dla JDG: 99 zł do 3 dokumentów, 199 zł do 10, 349 zł do 30 oraz 449 zł do 100 dokumentów miesięcznie; w każdym progu dla spółki znajdzie się prowadzenie pełnych ksiąg, rozliczenia CIT i VAT, pliki JPK oraz roczne sprawozdanie finansowe i CIT-8 — bez osobnej opłaty za zamknięcie roku. Jeśli przechodzisz do Qkwit w trakcie roku obrotowego, bilans otwarcia (zestawienie sald na dzień przejścia) wprowadza dla Ciebie nasza księgowa na podstawie Twoich poprzednich ksiąg — sam z bieżących dokumentów go nie wyliczysz.

Moduł kadr i płac to płatny dodatek do abonamentu firmy, który włączasz samodzielnie w aplikacji. Cena zależy od liczby zatrudnionych osób (29 zł za osobę miesięcznie); podgląd modułu jest darmowy, a opłata liczy się od pracowników, których faktycznie dodajesz i prowadzisz. Obsługę biur rachunkowych wyceniamy indywidualnie — warunki ustalamy po rejestracji biura i krótkiej weryfikacji, przed rozpoczęciem współpracy.

6. Dostępność i zmiany usługi

Qkwit jest w aktywnym rozwoju — zakres i sposób działania funkcji mogą się zmieniać. Dbamy o to, żeby Twoje dane i zapisy księgowe pozostały nienaruszone przy każdej zmianie. Możemy czasowo ograniczyć dostęp do usługi w celu konserwacji, aktualizacji albo z przyczyn technicznych niezależnych od nas.

7. Reklamacje

Reklamacje dotyczące działania usługi możesz zgłaszać na biuro@webet.pl, opisując na czym polega problem i czego oczekujesz. Odpowiadamy w ciągu 14 dni od otrzymania zgłoszenia.

Jeśli nie zgadzasz się z naszą odpowiedzią, możesz — zamiast iść do sądu — skorzystać z pozasądowych sposobów rozwiązywania sporów:

• mediacja przy wojewódzkim inspektoracie Inspekcji Handlowej,
• stały polubowny sąd konsumencki działający przy wojewódzkim inspektoracie Inspekcji Handlowej,
• bezpłatna pomoc powiatowego (miejskiego) rzecznika konsumentów albo organizacji społecznej zajmującej się ochroną konsumentów.

Wykaz instytucji i zasady zgłoszenia znajdziesz na stronie UOKiK: polubowne.uokik.gov.pl. Skorzystanie z tych trybów jest dobrowolne — wymaga zgody obu stron.

8. Odpowiedzialność

Naszą odpowiedzialność za szkody wynikające z korzystania z Qkwit ograniczamy do przypadków winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów chroniących konsumentów. Nie odpowiadamy za skutki złożenia deklaracji lub innych dokumentów na podstawie nieprawidłowych lub niekompletnych danych, które przekazałeś.

9. Twoje dane osobowe

Administratorem Twoich danych osobowych jest WEBET sp. z o.o. Pełne informacje o tym, jakie dane zbieramy, w jakim celu i jakie masz prawa, znajdziesz w naszej Polityce prywatności.

10. Zmiany regulaminu

Możemy zmienić ten regulamin wyłącznie z jednej z ważnych przyczyn:

• zmiana obowiązujących przepisów prawa, która wpływa na treść usługi lub regulaminu,
• zmiana zakresu funkcji usługi albo cennika,
• względy bezpieczeństwa (np. przeciwdziałanie nadużyciom, ochrona danych),
• zmiany technologiczne po naszej stronie, wymagające dostosowania zasad korzystania z usługi.

O każdej takiej zmianie poinformujemy Cię mailem co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie, opisując, co się zmienia i dlaczego. Jeśli nie zgadzasz się na zmianę, możesz wypowiedzieć umowę bez żadnych konsekwencji — wystarczy zamknąć konto przed dniem wejścia zmiany w życie. Jeśli masz opłacony plan z góry (roczny lub dwuletni), zwrócimy Ci proporcjonalną część wpłaty za niewykorzystany okres.

Zmiana cennika nigdy nie dotyczy okresu, który już opłaciłeś — nowa cena obowiązuje dopiero od kolejnego okresu rozliczeniowego, a jeśli skorzystasz z prawa do wypowiedzenia opisanego wyżej, stara cena Cię już nie dotyczy.

Każda zmiana aktualizuje datę na górze tej strony.

11. Prawo właściwe i kontakt

Do korzystania z usługi na podstawie tego regulaminu stosuje się prawo polskie. Spory rozstrzyga sąd właściwy według przepisów Kodeksu postępowania cywilnego, a w sprawach z udziałem konsumentów — zgodnie z przepisami o ochronie konsumentów.

WEBET sp. z o.o.
ul. 1 Maja 30A, 45-355 Opole
NIP: 7543346806 · REGON: 520717497 · KRS: 0000940072
Kapitał zakładowy: 5000,00 zł
Sąd rejestrowy: Sąd Rejonowy w Opolu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego
E-mail: biuro@webet.pl

12. Odstąpienie od umowy — masz na to 14 dni

Jeśli jesteś konsumentem albo osobą fizyczną prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą, a zakup Qkwit nie ma dla Ciebie charakteru zawodowego (nie wynika wprost z przedmiotu Twojej działalności — nie prowadzisz np. biura rachunkowego), przysługuje Ci prawo odstąpienia od umowy w ciągu 14 dni, bez podawania przyczyny (art. 27 w zw. z art. 7aa ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta). Termin liczymy od dnia zawarcia umowy, czyli od wykupienia subskrypcji. Do zachowania terminu wystarczy wysłać oświadczenie przed jego upływem.

Jak odstąpić

• najprościej: przyciskiem „Odstąp od umowy” w aplikacji, w zakładce „Twoje konto” — potwierdzenie wysyłamy od razu na Twój adres e-mail,
• albo mailem na biuro@webet.pl — wystarczy jednoznaczna informacja, że odstępujesz od umowy,
• albo listem na adres: WEBET sp. z o.o., ul. 1 Maja 30A, 45-355 Opole.

Możesz skorzystać z wzoru formularza poniżej, ale nie musisz — liczy się sama treść oświadczenia.

Gdy chcesz korzystać z Qkwit od razu

Qkwit działa od razu po opłaceniu subskrypcji. Żebyśmy mogli zacząć przed upływem 14 dni, potrzebujemy Twojego wyraźnego żądania — dlatego przy zakupie subskrypcji potwierdzasz, że chcesz, abyśmy rozpoczęli świadczenie usługi przed upływem terminu na odstąpienie, i przyjmujesz do wiadomości, że po pełnym wykonaniu usługi prawo odstąpienia wygasa (art. 38 ust. 1 pkt 1 ustawy o prawach konsumenta).

Jeśli odstąpisz w trakcie, zapłacisz tylko za to, co zdążyliśmy wykonać do chwili odstąpienia — proporcjonalnie do zakresu wykonanej usługi, licząc od ceny wybranego planu (art. 35 ust. 1 ustawy o prawach konsumenta). Resztę zwracamy w ciągu 14 dni od otrzymania oświadczenia, tą samą metodą płatności, której użyłeś.

Jeśli nie zażądałeś rozpoczęcia usługi przed upływem 14 dni, a odstąpisz w terminie — zwracamy całą wpłatę.

Wzór formularza odstąpienia od umowy

(formularz ten należy wypełnić i odesłać tylko w przypadku chęci odstąpienia od umowy — wzór stanowi załącznik nr 2 do ustawy o prawach konsumenta)

• Adresat: WEBET sp. z o.o., ul. 1 Maja 30A, 45-355 Opole, e-mail: biuro@webet.pl
• Ja/My(*) niniejszym informuję/informujemy(*) o moim/naszym odstąpieniu od umowy sprzedaży następujących rzeczy(*) umowy dostawy następujących rzeczy(*) umowy o dzieło polegającej na wykonaniu następujących rzeczy(*)/o świadczenie następującej usługi(*)
• Data zawarcia umowy(*)/odbioru(*)
• Imię i nazwisko konsumenta(-ów)
• Adres konsumenta(-ów)
• Podpis konsumenta(-ów) (tylko jeżeli formularz jest przesyłany w wersji papierowej)
• Data

(*) Niepotrzebne skreślić.

13. AI w Qkwit

Korzystając z Qkwit, kontaktujesz się z systemem sztucznej inteligencji. Pytania, które zadaje Ci Qkwit, wyjaśnienia „dlaczego tyle” oraz decyzje o zaksięgowaniu dokumentu pochodzą od AI i są w aplikacji oznaczone jako odpowiedzi AI. Informujemy o tym zgodnie z art. 50 rozporządzenia (UE) 2024/1689 (AI Act).

Kwoty zawsze liczy deterministyczny silnik, nigdy AI. Sztuczna inteligencja rozpoznaje, czym jest dokument i jak go ująć w księgach; wysokość podatku, składek i innych kwot wylicza wyłącznie zakodowany silnik na podstawie obowiązujących przepisów. Gdy AI nie jest pewna, nie zgaduje — zadaje Ci pytanie albo przekazuje sprawę księgowej.

Każdą decyzję AI zapisujemy w audycie: widzisz, co i dlaczego zostało zaksięgowane. Dopóki miesiąc jest otwarty, możesz sam cofnąć zatwierdzenie dokumentu i odesłać go do ponownej oceny. Po zamknięciu miesiąca — a także w kilku szczególnych sytuacjach, w których Qkwit wprost powie, że cofnięcie nie jest możliwe (np. gdy od dokumentu policzyliśmy już amortyzację) — poprawkę wprowadza dla Ciebie nasza księgowa.

W każdej chwili możesz poprosić, żeby sprawę sprawdził człowiek — napisz na biuro@webet.pl. Szczegóły, w tym Twoje prawa związane z automatycznym podejmowaniem decyzji, opisuje Polityka prywatności.

14. Biura rachunkowe

Jeśli Twoją firmą opiekuje się biuro rachunkowe korzystające z Qkwit, ten punkt opisuje, na jakich zasadach biuro widzi i obsługuje Twoje dane.

Dostęp powstaje wyłącznie za Twoją zgodą. Biuro widzi Twoją firmę w Qkwit dopiero, gdy zaakceptujesz jego zaproszenie do współpracy. Zarówno Ty, jak i biuro możecie tę współpracę zakończyć w każdej chwili — po zakończeniu biuro traci dostęp do Twoich danych natychmiast.

Role w przetwarzaniu danych. Wobec Twoich danych osobowych biuro działa jako podmiot przetwarzający na Twoje polecenie — to Ty (albo Twoja firma) pozostajesz administratorem tych danych. Qkwit jest podmiotem przetwarzającym zarówno wobec Ciebie, jak i wobec biura, na zasadach opisanych w Załączniku nr 1.

Co może zrobić biuro. W ramach udzielonego dostępu biuro może przeglądać Twoje dokumenty i księgi, wyjaśniać przypadki, które Qkwit eskalował jako wymagające decyzji człowieka, zamykać w Twoim imieniu miesiące rozliczeniowe oraz pobierać pliki (m.in. JPK, deklaracje, sprawozdania) potrzebne do rozliczeń. Biuro nie może zmienić Twoich danych rejestrowych ani warunków Twojej własnej subskrypcji bez Twojej wiedzy.

Po zakończeniu współpracy Twoje dane i zapisy księgowe zostają w Qkwit na Twoim koncie bez zmian — usunięciu ulega wyłącznie dostęp biura. Jeśli to biuro opłacało Twój dostęp do Qkwit, po zakończeniu współpracy przechodzisz na zasady rozliczenia bezpośrednio z nami, opisane w pkt 5.

Cenę współpracy z biurem rachunkowym wyceniamy indywidualnie — warunki ustalamy z biurem po jego rejestracji i krótkiej weryfikacji, przed rozpoczęciem współpracy.

Załącznik nr 1 — Powierzenie przetwarzania danych osobowych

Ten załącznik jest integralną częścią regulaminu i stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 28 RODO — zawieraną między Tobą (jako administratorem danych osobowych kontrahentów widocznych na Twoich dokumentach oraz, przy korzystaniu z modułu kadr, Twoich pracowników) a WEBET sp. z o.o. jako procesorem, w zakresie w jakim w Twoim imieniu przetwarzamy dane tych osób trzecich.

1. Przedmiot i czas trwania

Przedmiotem powierzenia jest przetwarzanie danych osobowych osób trzecich w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi Qkwit. Powierzenie trwa przez cały okres korzystania z usługi i wygasa z chwilą zamknięcia konta, z zastrzeżeniem pkt 7 poniżej.

2. Charakter i cel przetwarzania

Przetwarzanie ma charakter zautomatyzowany (odczyt dokumentów, zapisy księgowe, obliczenia podatkowe i kadrowe) oraz manualny (obsługa zgłoszeń, wsparcie księgowej). Jedyny cel: wykonanie na Twoją rzecz usług księgowych, podatkowych i kadrowych opisanych w tym regulaminie — nigdy cel własny ani marketingowy.

3. Rodzaje danych i kategorie osób, których dane dotyczą

Kategorie osób: kontrahenci (sprzedawcy i nabywcy) widoczni na przesłanych dokumentach oraz, jeśli korzystasz z modułu kadr, Twoi pracownicy. Rodzaje danych: dla kontrahentów — nazwa lub imię i nazwisko oraz NIP widoczne na dokumentach; dla pracowników — dane kadrowo-płacowe niezbędne do naliczeń (m.in. dane identyfikacyjne z PESEL, adres, wynagrodzenie, składki, absencje).

4. Obowiązki procesora

Zobowiązujemy się:

• przetwarzać dane wyłącznie w zakresie wynikającym z Twojego korzystania z usługi,
• zachować poufność — dostęp mają wyłącznie osoby zobowiązane do jej zachowania,
• stosować odpowiednie środki techniczne i organizacyjne (patrz pkt 9 Polityki prywatności),
• pomagać Ci w realizacji obowiązków wynikających z RODO (patrz pkt 6),
• zgłaszać Ci bez zbędnej zwłoki każde naruszenie ochrony danych, które wykryjemy.

5. Podpowierzenie

Możemy korzystać z podprocesorów wymienionych w pkt 4 Polityki prywatności (hosting, dostawca AI do odczytu dokumentów, wysyłka maili, docelowo obsługa płatności) — z każdym z nich zawieramy wymagane umowy powierzenia zgodne z RODO. O zmianie podprocesorów poinformujemy w zaktualizowanej Polityce prywatności.

6. Pomoc przy realizacji praw osób, których dane dotyczą

Jeśli kontrahent lub pracownik zgłosi się do nas bezpośrednio z żądaniem dotyczącym swoich danych, przekażemy Ci to zgłoszenie i pomożemy je zrealizować w zakresie, w jakim pozwalają na to możliwości Qkwit.

7. Usunięcie lub zwrot danych po zakończeniu

Po zamknięciu konta usuwamy lub zwracamy powierzone dane, z zastrzeżeniem okresu, przez jaki musimy je zachować z przyczyn podatkowych i rachunkowych (patrz pkt 5 Polityki prywatności).

8. Audyt

Masz prawo zweryfikować, że przetwarzamy dane zgodnie z tym załącznikiem — napisz do nas, a udostępnimy informacje potrzebne do takiej weryfikacji. Na tym wczesnym etapie usługi nie przewidujemy fizycznych audytów na miejscu.