Jak wystawić fakturę — krok po kroku, bez pomyłek.
Faktura ma kilka obowiązkowych elementów i jeden termin, którego łatwo nie upilnować ręcznie. Pokazujemy listę do odhaczenia i jak tę pracę robi za Ciebie Qkwit.
Co musi się znaleźć na fakturze
Siedem elementów, bez których faktura jest niekompletna. Odhacz je, zanim wyślesz dokument klientowi.
- Data wystawienia i data sprzedaży (albo wykonania usługi) — nie zawsze to ten sam dzień.
- Kolejny numer, bez dziur i bez powtórzeń w danym roku.
- Dane sprzedawcy z NIP-em — zawsze; dane nabywcy z NIP-em, gdy sprzedajesz firmie.
- Nazwa towaru lub usługi — na tyle konkretna, żeby było wiadomo, co sprzedajesz.
- Ilość, jednostka miary i cena jednostkowa netto.
- Stawka VAT — albo „zw.” z podstawą prawną zwolnienia, jeśli z VAT nie rozliczasz się w ogóle.
- Kwoty netto, VAT i brutto — łącznie i w rozbiciu na pozycje.
Kiedy najpóźniej wystawić fakturę
Zasada ogólna: fakturę wystawiasz nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym towar został sprzedany albo usługa wykonana — niezależnie od tego, kiedy klient zapłacił. Jeśli zaliczka przyszła wcześniej, to osobny termin (do 15. dnia miesiąca po otrzymaniu zaliczki) — ten wariant zostawiamy na osobny artykuł.
Sprzedaż dla osoby prywatnej czy dla firmy
- Firma jako nabywca
- Zawsze wystawiasz fakturę, z NIP-em nabywcy — bez wyjątków, niezależnie od kwoty.
- Osoba prywatna jako nabywca
- Co do zasady wystarczy paragon — fakturę wystawiasz dopiero, gdy klient o nią poprosi, i to w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca sprzedaży albo zapłaty.
Zwolniony z VAT — co wpisać zamiast stawki
Zamiast liczby wpisujesz „zw.” i podstawę prawną zwolnienia (najczęściej art. 113 ust. 1 ustawy o VAT dla zwolnienia ze względu na obrót). To nie znaczy, że stawka wynosi 0% — 0% to inna, osobna stawka dla innych sytuacji, np. eksportu.
Faktura wystawiona = od razu w księdze
Numer nadaje się sam
Kolejny w ramach roku i rodzaju faktury, bez dziur i bez ręcznego pilnowania — nawet gdy wystawiasz dużo faktur pod koniec grudnia.
Księguje się razem z wystawieniem
Wystawiona faktura sprzedażowa trafia do księgi razem z wystawieniem — na ryczałcie do ewidencji przychodów, na skali i liniowym do KPiR, a rejestr VAT dochodzi tylko, jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT. Nie musisz księgować niczego osobno.
Gotowy PDF do wysłania
Qkwit generuje PDF faktury od razu po wystawieniu, gotowy do pobrania albo wysyłki e-mailem.
Częste pytania
Czy muszę wystawić fakturę osobie prywatnej?
Nie od razu. Sprzedaż dla osoby prywatnej dokumentujesz paragonem, a fakturę wystawiasz na żądanie — jeśli klient poprosi w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca sprzedaży albo zapłaty, masz obowiązek ją wystawić.
Jak wystawić fakturę korygującą?
W Qkwicie korekta to osobny dokument — wskazujesz fakturę, którą korygujesz, i podajesz powód korekty; oba pola są wymagane. W kilku sytuacjach Qkwit nie księguje korekty automatycznie i pisze przy niej, dlaczego: gdy oryginał ma już zgłoszoną ulgę na złe długi, gdy to rozliczona faktura zaliczkowa, albo gdy waluta korekty nie zgadza się z walutą oryginału. W pozostałych przypadkach korekta sama trafia we właściwe miejsce w rejestrze VAT.
Jak wystawić fakturę w walucie obcej?
Wystawiasz ją jak każdą inną — kursu nie musisz szukać sam. Qkwit sam pobiera średni kurs NBP i liczy VAT w złotych zaraz po wystawieniu faktury, bez pytania Cię o kurs.
Co się dzieje przy fakturze powyżej 15 000 zł?
Jeśli sprzedajesz firmie (klient ma NIP), Qkwit przy fakturze powyżej 15 000 zł zapyta, czy są na niej towary lub usługi objęte obowiązkową podzieloną płatnością (załącznik 15 do ustawy o VAT) — jeśli tak, dopilnuje odpowiedniej adnotacji na dokumencie. Sprzedaży dla osób prywatnych to pytanie nie dotyczy.
Faktura korygująca zerowa — kiedy wolno wyzerować fakturę?
Korekta „do zera” jest dopuszczalna, gdy transakcja w ogóle nie doszła do skutku albo faktura trafiła do niewłaściwego nabywcy. Nie zastępuje ulgi na złe długi, gdy usługa została wykonana, a klient po prostu nie zapłacił — to osobna ścieżka. Anulowanie faktury to trzecia, jeszcze inna sytuacja: dotyczy tylko dokumentu, który nie trafił do obrotu.
Materiał informacyjny, nie stanowi porady podatkowej ani prawnej.