Qkwit

Koszty firmowe

Co można wrzucić w koszty firmy — i według jakiej zasady.

Zamiast kolejnej listy przykładów pokazujemy coś rzadszego: zasadę, kategorie i to, co się z wydatkiem naprawdę dzieje w księdze. Konkretne przykłady zebraliśmy osobno, w poradnikach niżej.

Jedna zasada

Zasada, z której wynika cała reszta

Kosztem firmowym jest wydatek, który ma związek z Twoim przychodem — poniosłeś go po to, żeby zarobić albo utrzymać firmę w działaniu — i który nie jest wprost wykluczony przez ustawę (np. kary, mandaty, reprezentacja). Reszta artykułu to konsekwencje tej jednej zasady, rozłożone na kategorie.

Taksonomia silnika

10 kategorii, na których naprawdę stoi księga

Każdy dokument, który wrzucasz do Qkwit, trafia do jednej z tych kategorii — od niej zależy, na jakie konto trafi wydatek i jakie zasady się do niego stosują.

  1. Towary i materiały

    To, co odsprzedajesz albo zużywasz do produkcji — wchodzi do KPiR wprost.

  2. Paliwo

    Podlega limitowi 20/75/100% zależnie od tego, jak jeździ auto — patrz nasz artykuł o autach.

  3. Eksploatacja pojazdu

    Serwis, opony, myjnia — ten sam limit co paliwo.

  4. Leasing pojazdu

    Rata leasingu, z podziałem VAT 50/100% zależnie od użytku auta.

  5. Sprzęt i wyposażenie

    Do 10 000 zł netto jednorazowo, drożej — przez amortyzację.

  6. Usługi obce

    Podwykonawcy, księgowość, prawnik, marketing — standardowy koszt z fakturą.

  7. Media (prąd/telefon/internet)

    Przy użytku mieszanym (np. biuro w domu) wchodzi proporcja, którą ustalasz Ty.

  8. Czynsz i najem

    Wynajmowane biuro, warsztat albo część mieszkania na firmę.

  9. Podróże

    Wyjazdy służbowe i związane z nimi wydatki.

  10. Inne

    Wszystko, co nie pasuje do powyższych — od subskrypcji po kursy.

Szybki test

Trzy pytania, które rozstrzygają większość wątpliwości

  1. Czy pomaga Ci zarabiać

    Potrafisz w jednym zdaniu wytłumaczyć związek z przychodem? Jeśli brzmi naciągane, prawdopodobnie kosztu nie ma.

  2. Czy masz dokument na firmę

    Kosztem „z automatu” jest faktura wystawiona na dane firmy. Sam paragon zwykle nie wystarczy (wyjątek: paragon z NIP do 450 zł).

  3. Czy to wydatek mieszany

    Auto, telefon, mieszkanie służą też prywatnie? Wtedy w koszty wchodzi tylko proporcja albo ustalony procent, nie cała kwota.

Gdzie kończy się automat

Wydatki mieszane: auto, mieszkanie, telefon

Trzy najczęstsze źródła wątpliwości to auto używane też prywatnie, biuro w mieszkaniu i telefon z jednym numerem do wszystkiego. Każdy z nich ma własną, dokładniejszą zasadę — zobacz osobne artykuły o samochodzie w firmie i o firmie w mieszkaniu (linki niżej).

Wyjątek

Ryczałt: dlaczego koszty tam nie działają

Cała ta zasada dotyczy podatku dochodowego tylko na skali i liniowym (prowadzisz wtedy KPiR). Na ryczałcie podatek liczy się od przychodu — kosztów się nie odejmuje, więc ta lista dotyczy Cię wyłącznie przy VAT, nie przy podatku dochodowym.

Jak to robi Qkwit

AI klasyfikuje, silnik pilnuje limitów

  1. AI dobiera kategorię

    Rozpoznaje dokument i proponuje jedną z 10 kategorii, pytając Cię tylko o to, czego nie może wiedzieć sama.

  2. Silnik pilnuje progów

    Sprzęt powyżej 10 000 zł netto Qkwit odkłada do przeglądu — może wymagać rozłożenia w czasie, więc sprawdzimy to z księgową, zamiast zaksięgować automatycznie. Płatność gotówką między firmami powyżej 15 000 zł Qkwit zatrzymuje, zamiast zaksięgować w ciemno.

  3. Autopilot księguje jednoznaczne przypadki

    Czyste, niebudzące wątpliwości wydatki księgują się same. Wydatki mieszane i nietypowe trafiają do Twojego przeglądu.

Poczytaj dalej

Konkretne przykłady, kategoria po kategorii

FAQ

Częste pytania

Czy paragon bez faktury wystarczy jako koszt?

Zwykle nie — kosztem „z automatu” jest faktura na dane firmy. Wyjątek: paragon z NIP-em Twojej firmy do 450 zł liczy się jak faktura uproszczona.

Co jeśli wydatek służy i firmie, i mnie prywatnie?

Wtedy w koszty wchodzi tylko proporcja albo ustalony procent, nigdy cała kwota — auto ma swoje zasady (20/75/100%), mieszkanie i telefon rozliczasz proporcją, którą ustalasz Ty. Zobacz osobne artykuły o samochodzie i o firmie w mieszkaniu.

Czy sprzęt zawsze wrzucam w koszty od razu?

Do około 10 000 zł netto tak, jednorazowo. Drożej wchodzi amortyzacja — rozłożenie kosztu w czasie, a nie jednorazowy wydatek.

Dlaczego na ryczałcie ta lista mnie nie dotyczy?

Bo na ryczałcie podatek dochodowy liczy się od przychodu, nie od dochodu — kosztów się tam nie odejmuje. Lista wciąż ma znaczenie dla VAT, jeśli jesteś VAT-owcem.

Materiał informacyjny, nie stanowi porady podatkowej ani prawnej.

Zobacz też

Zacznij dziś

Wrzucaj dokumenty — kategorię dobierze Qkwit.

Wykup dostępZaloguj się