Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest WEBET spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. 1 Maja 30A, 45-355 Opole, KRS 0000940072, NIP 7543346806, REGON 520717497. We wszystkich sprawach dotyczących Twoich danych napisz do nas na biuro@webet.pl.

2. Jakie dane przetwarzamy

• Dane konta — adres e-mail i hasło (przechowywane wyłącznie w postaci zaszyfrowanej, nigdy jako czysty tekst).
• Dane Twojej firmy — NIP, nazwa, forma działalności, adres, a dla jednoosobowej działalności gospodarczej dane właściciela potrzebne do rozliczeń (m.in. data urodzenia — wpływa na ulgi podatkowe i składkowe).
• Dokumenty księgowe i ich treść — faktury, paragony i inne dokumenty, które przesyłasz (skan, PDF, przekazany e-mail), oraz dane, które z nich odczytujemy: kwoty, daty, opis transakcji.
• Dane kontrahentów z dokumentów — nazwa i NIP sprzedawcy lub nabywcy widoczne na przesłanych fakturach; to dane osób trzecich, które przetwarzamy w Twoim imieniu jako część prowadzonej dla Ciebie księgowości.
• Dane Twoich pracowników (moduł kadr) — jeśli prowadzisz w Qkwit kadry i płace: imię i nazwisko, PESEL, data urodzenia, adres, numer konta bankowego, dane kontaktowe oraz dane kadrowo-płacowe niezbędne do naliczeń (wynagrodzenia, składki, absencje). Podobnie jak dane kontrahentów przetwarzamy je w Twoim imieniu — zasady opisuje załącznik do regulaminu (powierzenie przetwarzania).
• Dane płatności — jeśli aktywujesz płatną subskrypcję (jednoosobowa działalność gospodarcza, po 30-dniowym okresie próbnym): adres e-mail powiązany z płatnością oraz identyfikatory transakcji Stripe, które przechowujemy (numer klienta, numer subskrypcji). Do Stripe przekazujemy przy zakładaniu płatności Twój adres e-mail oraz nazwę firmy (dla jednoosobowej działalności jest nią Twoje imię i nazwisko); przy aktywacji możesz też podać Stripe NIP i adres do faktury. Płatności obsługuje zewnętrzny operator, Stripe; nie widzimy ani nie przechowujemy numeru Twojej karty płatniczej — te dane trafiają wyłącznie do Stripe.
• Wiadomości z formularza kontaktowego — jeśli piszesz do nas przez /kontakt: adres e-mail, opcjonalnie imię, wybrany temat i treść wiadomości. Cel: odpowiedź na Twoje pytanie.
• Adres e-mail z zapisu na listę oczekujących — jeśli zostawisz e-mail, żeby dowiedzieć się o starcie funkcji, której jeszcze nie udostępniliśmy (np. dla spółek z o.o.). Cel: jednorazowa wiadomość o starcie. Podstawa: Twoja zgoda. Przechowujemy go do wysłania tej wiadomości albo do Twojej prośby o usunięcie.
• Historyczne dane z przedsprzedaży (2026) — adres e-mail oraz identyfikatory transakcji Stripe (numer sesji płatności, numer płatności) osób, które kupiły wcześniejszy dostęp w zakończonej już przedsprzedaży Qkwit. To odrębne, historyczne dane rozliczeniowe — Stripe przetwarzał je w momencie tamtych płatności; nie mają związku z „Danymi płatności” opisanymi wyżej, które dotyczą dzisiejszej, miesięcznej subskrypcji.
• Nasze własne, anonimowe statystyki odwiedzin strony marketingowej — bez cookies firm trzecich i bez Google Analytics. Szczegóły w Polityce cookies.

3. Po co przetwarzamy Twoje dane i na jakiej podstawie

• Wykonanie umowy — żeby prowadzić Twoją księgowość, liczyć podatki i składki oraz generować pliki do złożenia (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Obowiązek prawny — żeby wystawiać, przechowywać i udostępniać dokumenty księgowe zgodnie z przepisami o rachunkowości i przepisami podatkowymi (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Nasz prawnie uzasadniony interes — żeby zabezpieczyć usługę przed nadużyciami, dochodzić lub bronić się przed roszczeniami oraz rozumieć, jak ludzie korzystają ze strony marketingowej (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

4. Komu przekazujemy dane

Twoje dane widzą wyłącznie zaufani dostawcy, którzy pomagają nam działać:

• Hetzner — hosting naszych serwerów, zlokalizowanych w Niemczech, na terenie Unii Europejskiej. Przechowuje dane w naszym imieniu, nie ma do nich samodzielnego dostępu.
• Anthropic — dostawca modelu sztucznej inteligencji, którego używamy do odczytu i klasyfikacji treści przesłanych dokumentów księgowych (np. rozpoznania kwot, dat, kategorii wydatku). Ten dostawca może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym; takie przekazanie zabezpieczamy zgodnie z wymogami RODO.
• SendGrid — wysyłka maili (potwierdzenia, powiadomienia o Twoim koncie i dokumentach). Widzi Twój adres e-mail i treść wysyłanej wiadomości.
• Stripe — obsługa płatności subskrypcji. Widzi dane potrzebne do przetworzenia płatności (adres e-mail, dane karty płatniczej) — my danych karty nie widzimy ani nie przechowujemy.

Nie sprzedajemy Twoich danych i nie udostępniamy ich nikomu w celach marketingowych.

5. Jak długo przechowujemy dane

• Dokumenty i zapisy księgowe — przez okres wymagany przepisami o rachunkowości i przepisami podatkowymi (co do zasady 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku).
• Dane pracowników (moduł kadr) — przez okresy wymagane przepisami prawa pracy i ubezpieczeń społecznych (dokumentacja pracownicza — co do zasady 10 lat od końca roku, w którym ustało zatrudnienie).
• Dane konta — przez czas korzystania z Qkwit, a po zamknięciu konta tak długo, jak wymagają tego obowiązki księgowe i podatkowe dotyczące Twoich rozliczeń.
• Dane płatności — przez okres wymagany przepisami podatkowymi dotyczącymi dokumentowania sprzedaży (co do zasady 5 lat), licząc od zakończenia subskrypcji.
• Wiadomości z formularza kontaktowego — do czasu rozwiązania Twojego zgłoszenia, a potem jeszcze przez rozsądny okres na wypadek dalszej korespondencji w tej samej sprawie.
• Adres e-mail z listy oczekujących — do wysłania jednorazowej wiadomości o starcie funkcji albo do Twojej prośby o usunięcie.
• Historyczne dane z przedsprzedaży — przez okres wymagany przepisami podatkowymi dotyczącymi dokumentowania sprzedaży, tak jak inne historyczne dane rozliczeniowe.

6. Twoje prawa

Zgodnie z RODO masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i informacji, jak je przetwarzamy,
• sprostowania danych, które są nieprawidłowe,
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) — z zastrzeżeniem danych, które musimy zachować z przyczyn podatkowych i rachunkowych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przeniesienia danych do innego administratora,
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie.

Aby skorzystać z któregokolwiek z tych praw, napisz do nas na biuro@webet.pl. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca. Masz też prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

7. Cookies i podobne technologie

Nie używamy żadnych zewnętrznych narzędzi śledzących ani reklamowych — żadnego Google Analytics, żadnych pikseli reklamowych, żadnych cookies firm trzecich. Na stronie działają tylko techniczne pliki cookies niezbędne do jej działania oraz nasze własne, anonimowe statystyki odwiedzin. Szczegóły, w tym pełna lista i czas życia każdego pliku, są w Polityce cookies.

8. Bezpieczeństwo danych

Cała komunikacja z serwisem jest szyfrowana (HTTPS). Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby, którym jest to niezbędne do wykonywania obowiązków. Współpracujemy wyłącznie z dostawcami zapewniającymi zgodność z RODO (Hetzner, Anthropic, SendGrid, Stripe) i zawieramy z nimi wymagane umowy powierzenia przetwarzania danych.

9. Zmiany tej polityki

Jeśli zmienimy tę politykę w istotny sposób, poinformujemy o tym mailowo oraz zaktualizujemy datę na górze tej strony.

10. Kontakt

WEBET sp. z o.o.
ul. 1 Maja 30A, 45-355 Opole
NIP: 7543346806 · REGON: 520717497 · KRS: 0000940072
E-mail: biuro@webet.pl