Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest WEBET spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. 1 Maja 30A, 45-355 Opole, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Opolu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, KRS 0000940072, NIP 7543346806, REGON 520717497, kapitał zakładowy: 5000,00 zł. We wszystkich sprawach dotyczących Twoich danych napisz do nas na biuro@webet.pl.

2. Jakie dane przetwarzamy

• Dane konta — adres e-mail i hasło (przechowywane wyłącznie w postaci zaszyfrowanej, nigdy jako czysty tekst).
• Dane Twojej firmy — NIP, nazwa, forma działalności, adres, a dla jednoosobowej działalności gospodarczej dane właściciela potrzebne do rozliczeń (m.in. data urodzenia — wpływa na ulgi podatkowe i składkowe).
• Dokumenty księgowe i ich treść — faktury, paragony i inne dokumenty, które przesyłasz (skan, PDF, przekazany e-mail), oraz dane, które z nich odczytujemy: kwoty, daty, opis transakcji.
• Dane kontrahentów z dokumentów — nazwa i NIP sprzedawcy lub nabywcy widoczne na przesłanych fakturach; to dane osób trzecich, które przetwarzamy w Twoim imieniu jako część prowadzonej dla Ciebie księgowości.
• Dane Twoich pracowników (moduł kadr) — jeśli prowadzisz w Qkwit kadry i płace: imię i nazwisko, PESEL, data urodzenia, adres, numer konta bankowego, dane kontaktowe oraz dane kadrowo-płacowe niezbędne do naliczeń (wynagrodzenia, składki, absencje). Podobnie jak dane kontrahentów przetwarzamy je w Twoim imieniu — zasady opisuje załącznik do regulaminu (powierzenie przetwarzania).
• Dane płatności — jeśli aktywujesz płatną subskrypcję (jednoosobowa działalność gospodarcza; nie prowadzimy okresu próbnego — praca w aplikacji zaczyna się po opłaceniu subskrypcji): adres e-mail powiązany z płatnością oraz identyfikatory transakcji Stripe, które przechowujemy (numer klienta, numer subskrypcji). Do Stripe przekazujemy przy zakładaniu płatności Twój adres e-mail oraz nazwę firmy (dla jednoosobowej działalności jest nią Twoje imię i nazwisko); przy aktywacji możesz też podać Stripe NIP i adres do faktury. Płatności obsługuje zewnętrzny operator, Stripe; nie widzimy ani nie przechowujemy numeru Twojej karty płatniczej — te dane trafiają wyłącznie do Stripe.
• Wiadomości z formularza kontaktowego — jeśli piszesz do nas przez /kontakt: adres e-mail, opcjonalnie imię, wybrany temat i treść wiadomości. Cel: odpowiedź na Twoje pytanie.
• Adres e-mail z zapisu na listę oczekujących — jeśli zostawisz e-mail, żeby dowiedzieć się o starcie funkcji, której jeszcze nie udostępniliśmy. Cel: jednorazowa wiadomość o starcie. Podstawa: Twoja zgoda. Przechowujemy go do wysłania tej wiadomości albo do Twojej prośby o usunięcie.
• Historyczne dane z przedsprzedaży (2026) — adres e-mail oraz identyfikatory transakcji Stripe (numer sesji płatności, numer płatności) osób, które kupiły wcześniejszy dostęp w zakończonej już przedsprzedaży Qkwit. To odrębne, historyczne dane rozliczeniowe — Stripe przetwarzał je w momencie tamtych płatności; nie mają związku z „Danymi płatności” opisanymi wyżej, które dotyczą dzisiejszej, miesięcznej subskrypcji.
• Nasze własne, pseudonimowe statystyki odwiedzin strony marketingowej oraz — wyłącznie po Twojej zgodzie — Google Analytics 4 i pomiar skuteczności reklam Google Ads (odbiorca: Google Ireland Limited). Bez zgody te narzędzia nie działają. Szczegóły w Polityce cookies.

3. Po co przetwarzamy Twoje dane i na jakiej podstawie

• Wykonanie umowy — żeby prowadzić Twoją księgowość, liczyć podatki i składki oraz generować pliki do złożenia (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Obowiązek prawny — żeby wystawiać, przechowywać i udostępniać dokumenty księgowe zgodnie z przepisami o rachunkowości i przepisami podatkowymi (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Nasz prawnie uzasadniony interes — żeby zabezpieczyć usługę przed nadużyciami oraz dochodzić lub bronić się przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Twoja zgoda — statystyka odwiedzin z trwałym identyfikatorem, Google Analytics 4 oraz pomiar skuteczności reklam Google Ads (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Możesz ją wycofać w każdej chwili, bez wpływu na to, co zdarzyło się wcześniej.

4. Komu przekazujemy dane

Twoje dane widzą zaufani dostawcy, którzy pomagają nam działać:

• Hetzner — hosting naszych serwerów, zlokalizowanych w Niemczech, na terenie Unii Europejskiej. Przechowuje dane w naszym imieniu, nie ma do nich samodzielnego dostępu.
• Anthropic (Anthropic PBC, Stany Zjednoczone) — dostawca modelu sztucznej inteligencji, którego używamy do odczytu i klasyfikacji treści przesłanych dokumentów księgowych (np. rozpoznania kwot, dat, kategorii wydatku). Obraz dokumentu oraz odczytane z niego dane trafiają w tym celu do USA. Anthropic korzysta z własnych podprocesorów (w tym Microsoft Azure) — aktualną listę publikuje pod anthropic.com/subprocessors. Danych kadrowo-płacowych Twoich pracowników nie przekazujemy dostawcy AI — moduł kadr liczy się wyłącznie na naszych serwerach w Niemczech.
• SendGrid — wysyłka maili (potwierdzenia, powiadomienia o Twoim koncie i dokumentach). Widzi Twój adres e-mail i treść wysyłanej wiadomości.
• Stripe (Stripe Payments Europe w Irlandii oraz Stripe, Inc. w Stanach Zjednoczonych) — obsługa płatności subskrypcji. Widzi dane potrzebne do przetworzenia płatności (adres e-mail, dane karty płatniczej) — my danych karty nie widzimy ani nie przechowujemy. Część przetwarzania płatności odbywa się w USA.
• Google Ireland Limited — tylko po Twojej zgodzie: statystyka odwiedzin (Google Analytics 4) i pomiar skuteczności reklam (Google Ads, identyfikator kliknięcia reklamy). Bez zgody nie przekazujemy tam niczego. Dane mogą trafić do USA na podstawie EU–US Data Privacy Framework lub standardowych klauzul umownych. Zgodę wycofasz w Polityce cookies — usuwamy wtedy także zapisane u nas źródło pozyskania Twojego konta.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dwóch dostawców przetwarza dane w USA — podstawa prawna transferu jest inna dla każdego z nich:

• Anthropic (odczyt dokumentów księgowych przez AI) — transfer opieramy wyłącznie na standardowych klauzulach umownych (SCC, decyzja Komisji Europejskiej 2021/914, zgodnie z umową powierzenia Anthropic) na podstawie art. 46 ust. 2 lit. c RODO. Anthropic nie powołuje się na EU–US Data Privacy Framework.
• Stripe (płatności) — transfer opieramy na decyzji Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych osobowych w ramach EU–US Data Privacy Framework (art. 45 RODO), niezależnie uzupełnionej standardowymi klauzulami umownymi (art. 46 ust. 2 lit. c RODO).

Pozostałe dane — w tym całe księgi, dokumenty i dane kadrowe — trzymamy na serwerach w Niemczech. Na Twoją prośbę udostępnimy kopię zabezpieczeń stosowanych przy tych przekazaniach (m.in. treść standardowych klauzul umownych) — napisz na biuro@webet.pl.

Nie sprzedajemy Twoich danych. Poza wymienionym wyżej pomiarem reklam — prowadzonym wyłącznie na podstawie Twojej zgody — nie udostępniamy ich nikomu w celach marketingowych.

5. Jak długo przechowujemy dane

• Źródło pozyskania konta (identyfikator kliknięcia reklamy i parametry kampanii, zapisane przy rejestracji za Twoją zgodą) — przez czas istnienia konta, a jeśli wcześniej wycofasz zgodę marketingową, usuwamy je od razu.
• Dokumenty i zapisy księgowe — przez okres wymagany przepisami o rachunkowości i przepisami podatkowymi (co do zasady 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku).
• Dane pracowników (moduł kadr) — przez okresy wymagane przepisami prawa pracy i ubezpieczeń społecznych (dokumentacja pracownicza — co do zasady 10 lat od końca roku, w którym ustało zatrudnienie).
• Dane konta — przez czas korzystania z Qkwit, a po zamknięciu konta tak długo, jak wymagają tego obowiązki księgowe i podatkowe dotyczące Twoich rozliczeń.
• Dane płatności — przez okres wymagany przepisami podatkowymi dotyczącymi dokumentowania sprzedaży (co do zasady 5 lat), licząc od zakończenia subskrypcji.
• Wiadomości z formularza kontaktowego — do czasu rozwiązania Twojego zgłoszenia, a potem jeszcze przez rozsądny okres na wypadek dalszej korespondencji w tej samej sprawie.
• Adres e-mail z listy oczekujących — do wysłania jednorazowej wiadomości o starcie funkcji albo do Twojej prośby o usunięcie.
• Historyczne dane z przedsprzedaży — przez okres wymagany przepisami podatkowymi dotyczącymi dokumentowania sprzedaży, tak jak inne historyczne dane rozliczeniowe.

6. Twoje prawa

Zgodnie z RODO masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i informacji, jak je przetwarzamy,
• sprostowania danych, które są nieprawidłowe,
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) — z zastrzeżeniem danych, które musimy zachować z przyczyn podatkowych i rachunkowych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przeniesienia danych do innego administratora,
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie.

Aby skorzystać z któregokolwiek z tych praw, napisz do nas na biuro@webet.pl. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca. Masz też prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

7. Automatyczne decyzje i sztuczna inteligencja (autopilot)

Qkwit działa w trybie autopilota: sztuczna inteligencja sama rozpoznaje i księguje Twoje dokumenty, bez udziału człowieka. To wpływa na wyliczone kwoty podatków i składek, czyli na Twoją sytuację prawną — dlatego informujemy o tym wprost (art. 13 ust. 2 lit. f oraz art. 22 RODO).

Tak to zabezpieczamy:

• kwoty liczy deterministyczny silnik, nigdy AI — sztuczna inteligencja rozstrzyga tylko, czym jest dokument i jak go ująć w księgach, a wysokość podatku i składek wylicza zakodowany silnik na podstawie obowiązujących przepisów,
• progi pewności — gdy AI nie jest pewna, nie zgaduje: zadaje Ci pytanie albo przekazuje sprawę księgowej,
• audyt każdej decyzji — zapisujemy, co i dlaczego zostało zaksięgowane; wpisów audytu nie zmieniamy ani nie usuwamy, dopisujemy tylko kolejne,
• prawo cofnięcia — dopóki miesiąc jest otwarty, możesz cofnąć zatwierdzenie dokumentu i odesłać go do ponownej oceny; po zamknięciu miesiąca robi to dla Ciebie nasza księgowa.

W każdej chwili masz prawo żądać, żeby sprawę sprawdził człowiek — nasza księgowa, przedstawić własne stanowisko i zakwestionować decyzję podjętą automatycznie. Dotyczy to również sytuacji, w której okres rozliczeniowy został już zamknięty i nie możesz cofnąć zapisu samodzielnie w aplikacji: napisz wtedy na biuro@webet.pl, a sprawę przejmie człowiek.

Nie profilujemy Cię w celach marketingowych i nie podejmujemy automatycznie decyzji o zawarciu ani rozwiązaniu umowy z Tobą.

8. Cookies i podobne technologie

Domyślnie działają tylko pliki niezbędne do działania strony (sesja, zabezpieczenie formularzy, zapamiętanie Twojej decyzji o zgodach) oraz nasza własna, pseudonimowa statystyka odwiedzin bez zapisu na Twoim urządzeniu.

Po Twojej zgodzie uruchamiamy dodatkowo: statystykę z trwałym identyfikatorem odwiedzin i Google Analytics 4 (kategoria „statystyka”) oraz pomiar skuteczności reklam Google Ads wraz z identyfikatorem kliknięcia reklamy (kategoria „marketing”). Podstawą prawną jest wtedy Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), a odbiorcą danych Google Ireland Limited. Zgodę możesz w każdej chwili wycofać na stronie Polityki cookies.

Szczegóły — pełna lista wpisów, kategorie i czas życia każdego z nich — są w Polityce cookies.

9. Bezpieczeństwo danych

Cała komunikacja z serwisem jest szyfrowana (HTTPS). Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby, którym jest to niezbędne do wykonywania obowiązków. Współpracujemy wyłącznie z dostawcami zapewniającymi zgodność z RODO (Hetzner, Anthropic, SendGrid, Stripe, a przy zgodzie na pomiar — Google Ireland) i zawieramy z nimi wymagane umowy powierzenia przetwarzania danych.

10. Zmiany tej polityki

Jeśli zmienimy tę politykę w istotny sposób, poinformujemy o tym mailowo oraz zaktualizujemy datę na górze tej strony.

11. Kontakt

WEBET sp. z o.o.
ul. 1 Maja 30A, 45-355 Opole
NIP: 7543346806 · REGON: 520717497 · KRS: 0000940072
Kapitał zakładowy: 5000,00 zł
Sąd rejestrowy: Sąd Rejonowy w Opolu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego
E-mail: biuro@webet.pl