KSeF dla JDG i małych firm
Faktury od dostawców już przychodzą do Ciebie przez KSeF. Swoje faktury dla firm wystawiasz w nim od kwietnia 2026 albo od stycznia 2027, zależnie od tego, na jaką kwotę wystawiasz faktury w miesiącu.
Kto i od kiedy korzysta z KSeF
- 1 lutego 2026
- Każda firma odbiera w KSeF faktury od dostawców. Wystawiają w nim firmy, które w 2024 roku sprzedały za ponad 200 mln zł.
- 1 kwietnia 2026
- Wystawiają w nim pozostałe firmy.
- do 31 grudnia 2026
- Możesz wystawiać poza KSeF, dopóki faktury wystawione poza KSeF nie przekroczą w miesiącu 10 000 zł z VAT. Fakturę, która przekroczy tę kwotę, i kolejne wystawiasz już w KSeF. Do tego dnia poza KSeF mogą też zostać faktury drukowane z kasy fiskalnej.
- 1 stycznia 2027
- W KSeF wystawiają wszystkie firmy.
Źródło: ustawa o VAT, art. 106ga i 145l–145n, oraz harmonogram KSeF na ksef.podatki.gov.pl (otwiera się w nowej karcie). Stan prawny na 9 października 2026.
KSeF obejmuje faktury dla firm, także bez VAT
Obowiązek dotyczy każdej faktury, którą wystawiasz innej firmie. Firma zwolniona z VAT ze względu na limit sprzedaży też wystawia faktury w KSeF. Faktury od dostawców odbierasz w KSeF już od 1 lutego 2026, nawet jeśli sama firma jeszcze w nim nie wystawia.
Poza obowiązkiem zostają
- faktury dla osób prywatnych (możesz je wystawić w KSeF, ale nie musisz),
- paragony z kasy fiskalnej (paragon to nie faktura),
- faktury od dostawców z zagranicy, którzy nie mają w Polsce siedziby ani stałego miejsca działalności. Nie muszą wystawiać faktur w KSeF, więc zwykle ich tam nie ma.
Trzy rzeczy do zrobienia przed 1 stycznia 2027
Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF
To bezpłatna strona Ministerstwa Finansów. Logujesz się przez login.gov.pl: profilem zaufanym, w aplikacji mObywatel, przez bank albo e-dowodem. Jako właściciel JDG nie składasz żadnego wniosku o dostęp.
Jak zacząć w KSeF krok po krokuSprawdź faktury, które już na Ciebie czekają
Dostawcy, którzy wystawiają w KSeF, wysyłają tam także faktury dla Twojej firmy. Bez nich nie wpiszesz kosztów ani nie odliczysz VAT.
Jak pobrać faktury z KSeFWybierz, gdzie wystawisz swoje faktury
Możesz wystawiać w bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF albo w programie, który wysyła faktury do KSeF.
Jak wystawić fakturę w KSeF
Gdy masz spółkę z o.o.
Spółka najpierw wskazuje urzędowi skarbowemu osobę, która będzie logować się do KSeF w jej imieniu. Służy do tego formularz ZAW-FA, który podpisuje członek zarządu.
Gdy księgowość prowadzi biuro rachunkowe
Biuro dostaje dostęp do Twoich faktur dopiero wtedy, gdy nadasz mu uprawnienie w KSeF. To osobna czynność niż pełnomocnictwo UPL-1. Uprawnienie odbierzesz w każdej chwili.
Qkwit pobiera faktury z KSeF co pół godziny
- Łączysz Qkwit z KSeF certyfikatem albo tokenem, które generujesz w Aplikacji Podatnika KSeF. Odłączysz je w każdej chwili.
- Faktury od dostawców i faktury sprzedaży pobieramy w dzień co pół godziny i raz w nocy. W Twoich dokumentach mają oznaczenie „KSeF”.
- Faktury, która już jest w Qkwit, nie dodamy drugi raz. Rozpoznajemy ją po numerze.
- Dane faktury bierzemy prosto z KSeF, więc nikt ich nie przepisuje. Ty zatwierdzasz, a po zamknięciu miesiąca masz kwoty VAT, podatku i ZUS do zapłaty.
Ile kosztuje Qkwit
Od 39 zł bez VAT miesięcznie, do 20 skanów, zdjęć, PDF-ów i wyciągów bankowych w miesiącu.
Zobacz cennikCzęste pytania o KSeF
Czy KSeF dotyczy mnie, jeśli nie jestem VAT-owcem?
Tak. Obowiązek dotyczy faktur, a faktury wystawiają też firmy zwolnione z VAT.
Wystawiam tylko paragony albo faktury dla osób prywatnych. Muszę coś robić?
Swoich faktur nie musisz wystawiać w KSeF. Faktury od dostawców i tak przychodzą do Ciebie przez KSeF, więc sprawdzaj je tam co miesiąc albo połącz KSeF z programem do księgowości.
Co grozi za fakturę wystawioną poza KSeF?
Art. 106ni ustawy o VAT przewiduje karę do 100 % VAT z faktury wystawionej poza KSeF, a gdy faktura nie ma VAT, do 18,7 % jej kwoty. 16 września 2026 Ministerstwo Finansów ogłosiło, że chce przesunąć te kary na 1 stycznia 2028. Projekt zmiany jest na stronie Rządowego Centrum Legislacji, ale ustawa jeszcze się nie zmieniła. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF zostaje bez zmian.
Czy muszę kupić program do KSeF?
Nie. Faktury wystawisz i pobierzesz w bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF Ministerstwa Finansów.
Czy Qkwit pobiera faktury z KSeF?
Tak. Po połączeniu certyfikatem albo tokenem pobieramy faktury od dostawców i faktury sprzedaży, w dzień co pół godziny i raz w nocy. Zaczynamy od pierwszego miesiąca, którego jeszcze nie zamknięto w Qkwit.
Czy biuro rachunkowe zobaczy moje faktury w KSeF?
Tylko jeśli nadasz mu uprawnienie w KSeF. Możesz je w każdej chwili odebrać w Aplikacji Podatnika KSeF.
Materiał informacyjny, stan prawny na 9 października 2026. Daty i kary KSeF sprawdzaj na ksef.podatki.gov.pl.