Jak pobrać faktury z KSeF
Faktury od dostawców czekają w KSeF, nawet jeśli nigdy się tam nie logujesz. Pobierzesz je samodzielnie w Aplikacji Podatnika KSeF albo program pobierze je za Ciebie.
Dwa sposoby na faktury z KSeF
- Samodzielnie
- W Aplikacji Podatnika KSeF wybierasz faktury z listy i pobierasz od 1 do 10 naraz.
- Przez program
- Program połączony z KSeF pobiera je bez Ciebie. Qkwit robi to w dzień co pół godziny i raz w nocy.
Kiedy faktura z KSeF jest Twoja
- W dniu nadania numeru KSeF
- Faktura od dostawcy jest otrzymana w dniu, w którym KSeF nada jej numer, także gdy jej jeszcze nie oglądasz. Na liście faktur ten dzień widzisz w kolumnie „Data otrzymania”.
- Od 1 lutego 2026
- Od tego dnia każda firma odbiera faktury od dostawców w KSeF.
- Przez 10 lat
- KSeF przechowuje faktury przez 10 lat od końca roku, w którym je wystawiono, więc pobierzesz je także po latach.
Ręcznie w Aplikacji Podatnika KSeF
Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF
Wybierz „Zaloguj przez login.gov.pl” (profil zaufany, mObywatel, bank albo e-dowód), wpisz NIP firmy i kliknij „Przejdź dalej”.
Otwórz Aplikację Podatnika KSeF (otwiera się w nowej karcie)Otwórz faktury zakupowe
W menu po lewej wybierz „Lista faktur”, a potem zakładkę „Faktury zakupowe (Podmiot2)”. Aplikacja zaczyna od faktur sprzedażowych z ostatnich 30 dni, więc zmień zakładkę.
Ustaw zakres dat
W filtrach wybierz „Rodzaj daty” i wpisz daty od i do. Fakturę znajdziesz też po NIP-ie sprzedawcy, numerze KSeF albo numerze faktury.
Pobierz faktury
Zaznacz faktury na liście, kliknij „Pobierz” i wybierz format. Naraz pobierzesz od 1 do 10 faktur, a kilka trafi do jednego pliku ZIP.
Gdy faktury od dostawcy nie ma w KSeF
Poproś dostawcę o numer KSeF tej faktury. Jeśli go nie ma, faktura nie została wysłana do KSeF.
Gdy dostawca przysłał też PDF
PDF to wydruk tej samej faktury, a nie druga faktura. W księgowości wpisujesz ją raz.
Qkwit pobiera faktury z KSeF sam, w dzień co pół godziny
- Łączysz Qkwit z KSeF certyfikatem albo tokenem KSeF. Od tej chwili pobieramy faktury od dostawców i faktury sprzedaży, w dzień co pół godziny i raz w nocy, a pobranie zlecisz też od razu, jednym przyciskiem.
- Po połączeniu zaczynamy od pierwszego miesiąca, którego jeszcze nie zamknięto w Qkwit, ale nie wcześniej niż od 1 lutego 2026.
- Faktury, która już jest w Qkwit, nie dodamy drugi raz. Rozpoznajemy ją po numerze KSeF albo po numerze faktury i sprzedawcy.
- Dane faktury bierzemy prosto z KSeF. W dokumentach faktura ma oznaczenie „KSeF”, a oryginał w XML pobierzesz jednym kliknięciem.
Ile kosztuje Qkwit
Od 39 zł bez VAT miesięcznie, do 20 skanów, zdjęć, PDF-ów i wyciągów bankowych w miesiącu.
Zobacz cennikCzęste pytania o pobieranie faktur z KSeF
Czy faktury z KSeF trzeba wrzucać do Qkwit?
Nie, gdy Qkwit jest połączony z KSeF. Bez połączenia wrzucasz je jak każdy inny dokument, PDF-em albo zdjęciem.
Co, jeśli tę samą fakturę wrzucę też ręcznie?
Nie będzie jej dwa razy. Gdy pobierzemy z KSeF fakturę, która już jest w Qkwit, dopiszemy do niej numer KSeF.
Czy Qkwit pobiera też moje faktury sprzedaży?
Tak. Fakturę sprzedaży wystawioną w KSeF pobieramy tak samo jak faktury od dostawców. Jeśli tę fakturę masz już w Qkwit z tym samym numerem i kwotą, nie dodamy jej drugi raz.
Co się stanie, gdy certyfikat albo token przestanie działać?
Zobaczysz to na liście dokumentów i na stronie połączenia z KSeF. Wgrywasz nowy certyfikat albo wklejasz nowy token, a faktury pobrane wcześniej zostają w Qkwit. O końcu ważności certyfikatu przypominamy 30 dni wcześniej.
Czy KSeF ogranicza pobieranie faktur?
Tak, KSeF ogranicza liczbę zapytań. Gdy poprosi o przerwę, pobierzemy faktury sami, kiedy znów pozwoli. Nic nie musisz robić.
Od kiedy Qkwit pobierze faktury po połączeniu?
Od pierwszego miesiąca, którego jeszcze nie zamknięto w Qkwit. Wcześniejsze miesiące masz już rozliczone, więc ich nie ruszamy. Nigdy nie sięgamy przed 1 lutego 2026, bo wcześniej faktury nie musiały trafiać do KSeF.