Jak zacząć w KSeF krok po kroku
Logujesz się do bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF, sprawdzasz faktury od dostawców i decydujesz, kto poza Tobą ma do nich dostęp.
Co będzie potrzebne
- profil zaufany, aplikacja mObywatel, bankowość internetowa albo e-dowód,
- NIP firmy,
- w spółce: osoba wskazana na formularzu ZAW-FA.
Pięć kroków od pierwszego logowania do faktur w programie
Wejdź do Aplikacji Podatnika KSeF
To strona Ministerstwa Finansów. Wybierz „Zaloguj przez login.gov.pl” i zaloguj się profilem zaufanym, w aplikacji mObywatel, przez bank albo e-dowodem. Potem wpisz NIP firmy i kliknij „Przejdź dalej”. Jako właściciel JDG nie potrzebujesz żadnej dodatkowej zgody.
Otwórz Aplikację Podatnika KSeF (otwiera się w nowej karcie)Sprawdź faktury od dostawców
Faktury, które dostawcy wystawili Twojej firmie w KSeF, są tam już od 1 lutego 2026. Przejrzyj je i porównaj z tym, co masz w księgowości.
Jak pobrać faktury z KSeFWygeneruj token dla programu
W menu, w części „Tokeny”, wybierz „Generuj token”. Wpisz nazwę, na przykład nazwę programu, żeby później go rozpoznać.
Zaznacz, co program może robić
„Przeglądanie faktur” pozwala programowi pobierać Twoje faktury. „Wystawianie faktur” pozwala mu wysyłać faktury do KSeF w Twoim imieniu. Zaznacz tylko to, czego program naprawdę potrzebuje.
Skopiuj token od razu
KSeF pokaże token tylko raz. Skopiuj go w całości i wklej w programie. Jeśli zamkniesz okno za wcześnie, wygeneruj nowy.
Gdy masz spółkę z o.o.
Najpierw złóż formularz ZAW-FA. Podpisuje go członek zarządu, który może działać w imieniu spółki, a składasz go przez e-Urząd Skarbowy albo na papierze w urzędzie skarbowym. Gdy urząd go przyjmie, wskazana osoba zaloguje się do KSeF i wygeneruje token.
Jak złożyć ZAW-FA (podatki.gov.pl) (otwiera się w nowej karcie)Gdy księgowość prowadzi biuro
Biuru nadajesz uprawnienie w KSeF. To osobna czynność niż pełnomocnictwo UPL-1. Uprawnienie odbierzesz w każdej chwili w Aplikacji Podatnika KSeF.
Profil zaufany, token i certyfikat służą do czego innego
Ty logujesz się do KSeF jak do innych urzędowych stron. Program, który ma pobierać albo wysyłać faktury za Ciebie, potrzebuje własnego klucza: tokenu albo certyfikatu KSeF.
- Profil zaufany albo bank
- Logujesz się samodzielnie w Aplikacji Podatnika KSeF.
- Token KSeF
- Hasło tylko do faktur, z uprawnieniami, które zaznaczysz. Według obecnych przepisów działa do 31 grudnia 2026 r. Unieważnisz go w każdej chwili na liście tokenów.
- Certyfikat KSeF
- Generujesz go w Aplikacji Podatnika KSeF i jest ważny najwyżej 2 lata. Jeden rodzaj służy do logowania się do KSeF, drugi do oznaczania kodem QR faktur wystawionych offline.
Qkwit łączysz z KSeF certyfikatem albo tokenem KSeF
- Certyfikat generujesz w Aplikacji Podatnika KSeF i wgrywasz w Qkwit razem z plikiem klucza i hasłem do niego; token z zaznaczonym polem „Przeglądanie faktur” wklejasz. W obu przypadkach sprawdzamy w KSeF, czy połączenie działa i na co pozwala.
- Od tej chwili faktury od dostawców i faktury sprzedaży pobieramy sami, w dzień co pół godziny i raz w nocy.
- Klucz certyfikatu i token przechowujemy zaszyfrowane i nikomu ich nie pokazujemy. Dostęp odbierzesz nam w każdej chwili: w Qkwit albo w Aplikacji Podatnika KSeF.
Ile kosztuje Qkwit
Od 39 zł bez VAT miesięcznie, do 20 skanów, zdjęć, PDF-ów i wyciągów bankowych w miesiącu.
Zobacz cennikCzęste pytania o pierwsze kroki w KSeF
Czy JDG musi składać ZAW-FA?
Nie. Właściciel JDG loguje się do KSeF jako właściciel firmy i ma pełny dostęp bez wniosku. ZAW-FA składa spółka.
Jak długo działa token KSeF?
Według rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF token działa do 31 grudnia 2026 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało w podręczniku KSeF, że tokeny zostaną na czas nieokreślony, ale do 9 października 2026 r. rozporządzenia nie zmieniono.
Czym połączyć program z KSeF po 31 grudnia 2026 r.?
Certyfikatem KSeF. Według obecnych przepisów tokeny działają do 31 grudnia 2026 r., a certyfikat jest ważny 2 lata i odnowisz go, zanim wygaśnie.
Jak odebrać programowi dostęp do KSeF?
W Aplikacji Podatnika KSeF otwórz „Lista tokenów” i przy tokenie tego programu kliknij „Unieważnij”. Program traci wtedy dostęp.
Co zrobić, gdy zamknę okno z tokenem za wcześnie?
Wygeneruj nowy token. KSeF pokazuje każdy token tylko raz.
Czy biuro rachunkowe zobaczy moje faktury bez mojej zgody?
Nie. Biuro widzi Twoje faktury w KSeF dopiero po nadaniu mu uprawnienia, a odebrać je możesz w każdej chwili.
Co zrobić, gdy KSeF nie działa?
Fakturę wystawiasz w trybie offline i wysyłasz ją do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Gdy Ministerstwo ogłosi awarię, masz na to 7 dni roboczych od jej końca.