Jak wystawić fakturę w KSeF
Fakturę wystawiasz w bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF albo w programie, który wysyła faktury do KSeF. Dniem wystawienia jest dzień, w którym faktura trafi do KSeF.
Jak klient dostanie fakturę
- Firma z Polski
- Fakturę zobaczy w KSeF. Nie musisz jej wysyłać.
- Osoba prywatna
- Nie musisz wystawiać jej faktury w KSeF. Jeśli to zrobisz, dajesz jej wydruk albo PDF, który musi mieć kod QR.
- Firma z zagranicy
- Fakturę wystawiasz w KSeF, a klientowi przekazujesz ją poza KSeF, na przykład mailem. Wydruk albo PDF musi mieć kod QR.
Wystawienie faktury w Aplikacji Podatnika KSeF
Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF
Wybierz „Zaloguj przez login.gov.pl” (profil zaufany, mObywatel, bank albo e-dowód), wpisz NIP firmy i kliknij „Przejdź dalej”. Jako właściciel JDG nie potrzebujesz żadnej dodatkowej zgody.
Otwórz Aplikację Podatnika KSeF (otwiera się w nowej karcie)Zacznij nową fakturę
W menu wybierz „Wystaw fakturę VAT”, a potem „Tryb skrócony”: formularz na jednym ekranie do zwykłej faktury krajowej. „Tryb rozszerzony” ma wszystkie pola, na przykład dla klienta z zagranicy.
Wpisz dane faktury
W „Szczegółach faktury” wpisz numer faktury, datę dostawy albo usługi, termin i formę płatności, a przy przelewie numer konta. Zaznacz, czy podajesz ceny bez VAT, czy z VAT.
Podaj nabywcę
W „Danych identyfikacyjnych” wpisz NIP nabywcy i kliknij „Pobierz dane”, a resztę danych aplikacja uzupełni. Możesz też wpisać je ręcznie.
Dodaj pozycje
Dla każdej pozycji wpisz nazwę, ilość, miarę, cenę i stawkę VAT. Kolejną pozycję dodasz przyciskiem „Dodaj kolejną pozycję”.
Wyślij do KSeF
Kliknij „Wyślij do KSeF”. Gdy faktura przejdzie sprawdzenie, aplikacja pokaże jej numer KSeF, który skopiujesz przyciskiem „Kopiuj”. W trybie rozszerzonym przycisk nazywa się „Wystaw fakturę”.
Pobierz fakturę dla klienta
Fakturę znajdziesz w „Liście faktur”: zaznacz ją i kliknij „Pobierz”.
Gdy KSeF nie działa
Fakturę wystawiasz w trybie offline i wysyłasz ją do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Gdy Ministerstwo ogłosi awarię, masz na to 7 dni roboczych od jej końca.
Gdy pomylisz się na fakturze
Faktury z numerem KSeF nie usuniesz. Poprawiasz ją fakturą korygującą, też wystawioną w KSeF.
Jak wystawić fakturę korygującąCo zmienia KSeF na samej fakturze
- Data wystawienia
- Fakturę uznaje się za wystawioną w dniu wysłania do KSeF.
- Numer KSeF
- Każda faktura dostaje numer KSeF. Twój własny numer faktury zostaje, ale to numer KSeF jednoznacznie ją oznacza.
- Kod QR
- Gdy dajesz fakturę klientowi poza KSeF, wydruk albo PDF musi mieć kod QR, po którym każdy sprawdzi ją w KSeF.
Fakturę wystawioną w KSeF Qkwit pobierze do rozliczenia miesiąca
- Gdy Qkwit jest połączony z KSeF, Twoje faktury sprzedaży pobieramy sami, w dzień co pół godziny i raz w nocy.
- Trafiają do przychodów miesiąca. Ty zatwierdzasz, a po zamknięciu miesiąca masz kwoty VAT, podatku i ZUS do zapłaty.
- Fakturę, którą masz już w Qkwit z tym samym numerem i kwotą, rozpoznamy i nie dodamy drugi raz.
Ile kosztuje Qkwit
Od 39 zł bez VAT miesięcznie, do 20 skanów, zdjęć, PDF-ów i wyciągów bankowych w miesiącu.
Zobacz cennikCzęste pytania o wystawianie faktur w KSeF
Czy fakturę dla osoby prywatnej też wystawiam w KSeF?
Nie musisz. Możesz ją wystawić w KSeF, a wtedy dajesz klientowi wydruk albo PDF z kodem QR.
Jaka data jest datą wystawienia faktury w KSeF?
Dzień, w którym faktura trafiła do KSeF. W Aplikacji Podatnika KSeF w trybie skróconym datą wystawienia jest zawsze dzisiejsza data.
Czy klient musi mieć dostęp do KSeF?
Firma z Polski odbiera faktury w KSeF od 1 lutego 2026. Osoba prywatna i firma z zagranicy dostają od Ciebie wydruk albo PDF z kodem QR.
Czy mogę dalej wysyłać klientowi PDF mailem?
Możesz, ale dla firmy z Polski fakturą jest ta w KSeF: klient otrzymuje ją w dniu nadania numeru KSeF. PDF jest tylko jej wydrukiem i musi mieć kod QR.
Ile kosztuje wystawianie faktur w KSeF?
W Aplikacji Podatnika KSeF nic. To bezpłatne narzędzie Ministerstwa Finansów.