Ulga na złe długi — jak odzyskać VAT i podatek z niezapłaconej faktury
Gdy klient nie zapłaci faktury przez 90 dni od terminu płatności, możesz odzyskać VAT, który firma już od niej zapłaciła, i obniżyć podatek dochodowy. Poniżej warunki obu ulg, termin korekty i to, co robisz, gdy klient zapłaci później.
Zespół Qkwit, · 8 min czytania
Jeśli chcesz odzyskać od klienta same pieniądze, przez wezwanie do zapłaty, odsetki albo e-sąd, zacznij od strony co zrobić, gdy klient nie płaci faktury. Tu opisujemy podatki.
Przykład: firma wystawia fakturę na 24 600 zł brutto z 14-dniowym terminem płatności. Termin minął dwa miesiące temu, a klient nie odbiera telefonu. Od tej faktury firma zapłaciła już 4 600 zł VAT i zaliczkę na podatek dochodowy, choć pieniędzy nie dostała, bo podatki zwykle płaci się od sprzedaży, a nie od zapłaty. Na taką sytuację jest ulga na złe długi.
Zegar: 90 dni
Wszystko kręci się wokół jednej daty: 90 dni od upływu terminu płatności z faktury lub umowy. Nie od wystawienia faktury — od terminu zapłaty.
Faktura z 14-dniowym terminem, wystawiona 1 marca? Termin płatności mija 15 marca, a 90. dzień wypada 13 czerwca. Od rozliczenia za czerwiec masz prawo do korekty.
Co się wtedy dzieje po obu stronach:
| Ty (wierzyciel) | Dłużnik | |
|---|---|---|
| VAT | możesz skorygować VAT należny w dół | musi skorygować VAT naliczony, który odliczył |
| Podatek dochodowy | możesz zmniejszyć podstawę opodatkowania | musi zwiększyć podstawę opodatkowania |
Zwróć uwagę na asymetrię: dla Ciebie to prawo, dla dłużnika obowiązek. Jego korekta następuje niezależnie od tego, czy Ty ze swojej ulgi skorzystasz. To ważny argument w rozmowie: „za trzy miesiące i tak oddasz odliczony VAT — może po prostu zapłać”.
Krok 1: VAT
Korekty dokonujesz w rozliczeniu za ten okres, w którym upłynął 90. dzień — nie później „kiedy będzie czas”. Zmniejszasz podstawę opodatkowania i VAT należny o kwoty z niezapłaconej faktury, wykazując to w JPK_V7 z oznaczeniem korekty.
Podstawowe warunki:
- na dzień poprzedzający złożenie korekty jesteś czynnym podatnikiem VAT,
- nie minęły 3 lata od końca roku, w którym fakturę wystawiono,
- wierzytelność nie została uregulowana ani zbyta (np. sprzedana firmie windykacyjnej).
Gdy klient nie jest czynnym podatnikiem VAT (osoba prywatna albo firma zwolniona z VAT), ulga też jest możliwa, ale pod dodatkowym warunkiem: prawomocne orzeczenie sądu skierowane do egzekucji, wpis do rejestru dłużników albo upadłość konsumencka klienta. Takiego wymogu nie ma, gdy klient jest czynnym podatnikiem VAT.
Jeśli klient zapłaci później — a to się zdarza — korygujesz z powrotem, w rozliczeniu za okres, w którym przyszła zapłata. Zapłaci część? Korygujesz proporcjonalnie.
Krok 2: podatek dochodowy
To druga, osobna ulga — i o niej zapomina jeszcze więcej osób. Po tych samych 90 dniach możesz zmniejszyć podstawę obliczenia podatku o wartość niezapłaconej wierzytelności, która wcześniej weszła Ci w przychody. Działa to już na etapie zaliczek, nie dopiero w rozliczeniu rocznym.
Dotyczy transakcji handlowych między firmami (nie sprzedaży dla konsumentów). Działa na skali, na podatku liniowym i na ryczałcie. Na ryczałcie zmniejszasz przychód, od którego liczysz ryczałt.
To jest ten moment, w którym warto policzyć: przy fakturze 20 000 zł netto i podatku liniowym mówimy o 3 800 zł mniej podatku. Plus 4 600 zł VAT-u z kroku pierwszego. Razem ponad 8 000 zł, które zostają w firmie — mimo że pieniędzy od klienta nadal nie ma.
Krok 3: to, co należy Ci się od dłużnika
Niezależnie od podatków masz roszczenia wobec samego dłużnika. W transakcjach między firmami działają one z mocy ustawy, nie trzeba ich zastrzegać w umowie.
Odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych. Są wyższe od zwykłych odsetek za opóźnienie: to stopa referencyjna NBP plus 10 punktów procentowych w skali roku. Stawkę na każde półrocze ogłasza Minister Finansów i Gospodarki. Naliczasz je od dnia następnego po terminie płatności.
Rekompensata za koszty odzyskiwania należności — ryczałt, bez udowadniania jakichkolwiek kosztów:
- 40 euro, gdy świadczenie nie przekracza 5 000 zł,
- 70 euro, gdy świadczenie jest wyższe niż 5 000 zł, ale niższe niż 50 000 zł,
- 100 euro, gdy świadczenie wynosi 50 000 zł lub więcej.
Kwoty przelicza się po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne. Rekompensata należy się osobno od każdej transakcji, za którą klient zapłacił po terminie.
To dotyczy wyłącznie transakcji między firmami. Od konsumenta rekompensaty nie dostaniesz.
Krok 4: kiedy nadal nie płaci
Kolejność, która realnie działa w małej firmie:
- Wezwanie do zapłaty na piśmie, z wyliczonymi odsetkami i rekompensatą, z terminem 7 dni. Samo pokazanie kwoty odsetek plus rekompensaty potrafi zadziałać.
- Wpis do rejestru dłużników (BIG). Firma, której kontrahenci sprawdzają wiarygodność, reaguje na to szybciej niż na monity.
- Elektroniczne postępowanie upominawcze — pozew przez internet, opłata to 1,25% wartości sporu. Przy bezspornej fakturze to najtańsza droga do nakazu zapłaty.
- Komornik na podstawie nakazu z klauzulą.
I rzecz, o której warto pomyśleć wcześniej: przy większych zleceniach zaliczka na materiał oraz podział na etapy z fakturami częściowymi ograniczają maksymalną stratę. Ryzyko przenosisz z „całe zlecenie” na „jeden etap”.
Najczęstsze pytania
Czy skorzystanie z ulgi oznacza, że rezygnuję z długu?
Nie. Ulga na złe długi dotyczy wyłącznie rozliczeń z urzędem skarbowym. Twoja wierzytelność wobec klienta istnieje dalej, możesz ją dochodzić w sądzie i u komornika. Jeśli odzyskasz pieniądze — korygujesz rozliczenia z powrotem.
Klient zapłacił połowę. Co wtedy?
Ulgę stosujesz do części nieuregulowanej. Przy fakturze na 20 000 zł i wpłacie 8 000 zł korygujesz od pozostałych 12 000 zł. Ta sama zasada działa przy zwrocie: gdy dopłaci resztę, korygujesz z powrotem proporcjonalnie.
Nie jestem VAT-owcem. Coś mi przysługuje?
VAT-owskiej ulgi nie stosujesz, bo od tej faktury nie płacisz VAT-u. Ale ulga w podatku dochodowym oraz odsetki i rekompensata od dłużnika — jak najbardziej. To sporo, więc nie odpuszczaj.
Czy po sprzedaży długu mogę skorzystać z ulgi?
Nie w części VAT-owskiej. Jednym z warunków jest to, że wierzytelność nie została zbyta w jakiejkolwiek formie — sprzedaż długu wyklucza ulgę. Zanim podpiszesz umowę z firmą skupującą wierzytelności, policz, co jest korzystniejsze: ich oferta czy odzyskany VAT plus podatek.
Boję się, że wystawię się na kontrolę.
Ulga na złe długi to normalny, przewidziany w ustawie mechanizm, z którego korzystają tysiące firm. Nie jest oznaką kombinowania. Warunkiem jest porządna dokumentacja: faktura, dowód terminu płatności, wezwania do zapłaty, korespondencja. Jeśli to masz, nie masz się czym martwić.
Czy mogę po prostu wystawić fakturę korygującą „do zera”?
Nie. Korekta faktury służy poprawianiu błędów albo dokumentowaniu rzeczywistych zmian (rabat, zwrot, odstąpienie). Usługa została wykonana, faktura była prawidłowa — korygowanie jej dlatego, że klient nie płaci, jest nierzetelne i może zostać zakwestionowane. Do tej sytuacji służy właśnie ulga na złe długi. O tym, kiedy korekta jest zasadna: faktura korygująca.
Podsumowanie
- Licznik startuje 90 dni po terminie płatności — nie po dacie wystawienia faktury.
- W VAT możesz skorygować podatek należny; robisz to w rozliczeniu za okres, w którym minął 90. dzień.
- W podatku dochodowym zmniejszasz podstawę opodatkowania, a na ryczałcie przychód, i to już przy zaliczkach albo ryczałcie za miesiąc lub kwartał.
- Dłużnik ma obowiązek skorygować odliczony VAT i zwiększyć swoją podstawę — niezależnie od tego, co Ty zrobisz.
- Od dłużnika należą Ci się odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz rekompensata 40 / 70 / 100 euro od każdej transakcji, bez dowodzenia kosztów.
- Sprzedaż długu windykatorowi zamyka drogę do ulgi w VAT — policz to przed podpisaniem.
- Gdy klient zapłaci później, korygujesz z powrotem; przy częściowej wpłacie — proporcjonalnie.
W Qkwit faktura sprzedaży dla firmy, której klient nie zapłacił 90 dni po terminie, pojawia się przy rozliczeniu miesiąca w części „Obniż podatek za faktury, których klient nie zapłacił”. Qkwit sprawdza na białej liście VAT, czy klient jest czynnym podatnikiem VAT. Widzisz tam, ile VAT odzyskasz, a na skali i podatku liniowym także, od jakiej kwoty nie zapłacisz podatku dochodowego. Po kliknięciu „Obniż podatek” korekta trafia do rozliczenia i do pliku JPK, a gdy klient zapłaci, oznaczasz fakturę jako zapłaconą i podatek wraca sam. Plan dla jednoosobowej firmy kosztuje od 39 zł bez VAT miesięcznie, do 20 skanów, zdjęć i PDF-ów; faktury z KSeF i faktury sprzedaży nie liczą się do limitu.
