Klient nie zapłacił — jak odzyskać podatek, który już oddałeś fiskusowi
Wystawiłeś fakturę, zapłaciłeś od niej VAT i zaliczkę na podatek, a pieniędzy nie ma. Państwo przewidziało na to mechanizm: ulgę na złe długi. Pokazujemy, kiedy się włącza, co zrobić po 90 dniach i co jeszcze należy Ci się od dłużnika.
Skończyłeś robotę, wystawiłeś fakturę na 24 600 zł brutto. Termin minął dwa miesiące temu. Telefon odbiera sekretarka, mail zostaje bez odpowiedzi. A Ty w międzyczasie zapłaciłeś od tej faktury 4 600 zł VAT-u i zaliczkę na podatek dochodowy — od pieniędzy, których nigdy nie zobaczyłeś.
To najgorszy mechanizm w całym systemie z punktu widzenia małej firmy: podatek płacisz od wystawienia, nie od zapłaty. Ale jest wyjście, z którego mało kto korzysta, bo brzmi jak coś dla korporacji z działem prawnym. Nie jest.
Zegar: 90 dni
Wszystko kręci się wokół jednej daty: 90 dni od upływu terminu płatności z faktury lub umowy. Nie od wystawienia faktury — od terminu zapłaty.
Faktura z 14-dniowym terminem, wystawiona 1 marca? Termin płatności mija 15 marca, a 90. dzień wypada 13 czerwca. Od rozliczenia za czerwiec masz prawo do korekty.
Co się wtedy dzieje po obu stronach:
| Ty (wierzyciel) | Dłużnik | |
|---|---|---|
| VAT | możesz skorygować VAT należny w dół | musi skorygować VAT naliczony, który odliczył |
| Podatek dochodowy | możesz zmniejszyć podstawę opodatkowania | musi zwiększyć podstawę opodatkowania |
Zwróć uwagę na asymetrię: dla Ciebie to prawo, dla dłużnika obowiązek. Jego korekta następuje niezależnie od tego, czy Ty ze swojej ulgi skorzystasz. To ważny argument w rozmowie: „za trzy miesiące i tak oddasz odliczony VAT — może po prostu zapłać”.
Krok 1: VAT
Korekty dokonujesz w rozliczeniu za ten okres, w którym upłynął 90. dzień — nie później „kiedy będzie czas”. Zmniejszasz podstawę opodatkowania i VAT należny o kwoty z niezapłaconej faktury, wykazując to w JPK_V7 z oznaczeniem korekty.
Podstawowe warunki:
- na dzień poprzedzający złożenie korekty jesteś czynnym podatnikiem VAT,
- nie minęły 3 lata od końca roku, w którym fakturę wystawiono,
- wierzytelność nie została uregulowana ani zbyta (np. sprzedana firmie windykacyjnej).
Przy sprzedaży dla osoby prywatnej (nie firmy) ulga też jest możliwa, ale pod dodatkowymi warunkami — trzeba mieć potwierdzenie dochodzenia należności, np. prawomocne orzeczenie sądu, wpis do rejestru dłużników albo wszczętą egzekucję. Przy sprzedaży B2B takiego wymogu nie ma.
Jeśli klient zapłaci później — a to się zdarza — korygujesz z powrotem, w rozliczeniu za okres, w którym dostałeś pieniądze. Zapłaci część? Korygujesz proporcjonalnie.
Krok 2: podatek dochodowy
To druga, osobna ulga — i o niej zapomina jeszcze więcej osób. Po tych samych 90 dniach możesz zmniejszyć podstawę obliczenia podatku o wartość niezapłaconej wierzytelności, która wcześniej weszła Ci w przychody. Działa to już na etapie zaliczek, nie dopiero w rozliczeniu rocznym.
Dotyczy transakcji handlowych między firmami (nie sprzedaży dla konsumentów). Działa na skali, na podatku liniowym, a w odpowiedniej formie także na ryczałcie — tam zmniejszasz przychód, od którego liczysz ryczałt.
To jest ten moment, w którym warto policzyć: przy fakturze 20 000 zł netto i podatku liniowym mówimy o 3 800 zł mniej podatku. Plus 4 600 zł VAT-u z kroku pierwszego. Razem ponad 8 000 zł, które zostają w firmie — mimo że pieniędzy od klienta nadal nie ma.
Krok 3: to, co należy Ci się od dłużnika
Niezależnie od podatków masz roszczenia wobec samego dłużnika. W transakcjach między firmami działają one z mocy ustawy, nie trzeba ich zastrzegać w umowie.
Odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych. Wyższe od zwykłych odsetek za opóźnienie — w pierwszej połowie 2026 roku wynosiły 13,75% w skali roku. Stawkę ogłasza Minister Finansów co pół roku, więc przed naliczeniem sprawdź aktualną. Naliczasz je od dnia następnego po terminie płatności.
Rekompensata za koszty odzyskiwania należności — ryczałt, bez udowadniania jakichkolwiek kosztów:
- 40 euro, gdy świadczenie nie przekracza 5 000 zł,
- 70 euro, gdy świadczenie jest wyższe niż 5 000 zł, ale niższe niż 50 000 zł,
- 100 euro, gdy świadczenie wynosi 50 000 zł lub więcej.
Kwoty przelicza się po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne. Rekompensata należy się od każdej niezapłaconej w terminie faktury osobno — przy pięciu spóźnionych fakturach to pięć rekompensat.
To dotyczy wyłącznie transakcji między firmami. Od konsumenta rekompensaty nie dostaniesz.
Krok 4: kiedy nadal nie płaci
Kolejność, która realnie działa w małej firmie:
- Wezwanie do zapłaty na piśmie, z wyliczonymi odsetkami i rekompensatą, z terminem 7 dni. Samo pokazanie kwoty odsetek plus rekompensaty potrafi zadziałać.
- Wpis do rejestru dłużników (BIG). Firma, której kontrahenci sprawdzają wiarygodność, reaguje na to szybciej niż na monity.
- Elektroniczne postępowanie upominawcze — pozew przez internet, opłata to 1,25% wartości sporu. Przy bezspornej fakturze to najtańsza droga do nakazu zapłaty.
- Komornik na podstawie nakazu z klauzulą.
I rzecz, o której warto pomyśleć wcześniej: przy większych zleceniach zaliczka na materiał oraz podział na etapy z fakturami częściowymi ograniczają maksymalną stratę. Ryzyko przenosisz z „całe zlecenie” na „jeden etap”.
Najczęstsze pytania
Czy skorzystanie z ulgi oznacza, że rezygnuję z długu?
Nie. Ulga na złe długi dotyczy wyłącznie rozliczeń z urzędem skarbowym. Twoja wierzytelność wobec klienta istnieje dalej, możesz ją dochodzić w sądzie i u komornika. Jeśli odzyskasz pieniądze — korygujesz rozliczenia z powrotem.
Klient zapłacił połowę. Co wtedy?
Ulgę stosujesz do części nieuregulowanej. Przy fakturze na 20 000 zł i wpłacie 8 000 zł korygujesz od pozostałych 12 000 zł. Ta sama zasada działa przy zwrocie: gdy dopłaci resztę, korygujesz z powrotem proporcjonalnie.
Nie jestem VAT-owcem. Coś mi przysługuje?
VAT-owskiej ulgi nie stosujesz, bo VAT-u od tej faktury nie zapłaciłeś. Ale ulga w podatku dochodowym oraz odsetki i rekompensata od dłużnika — jak najbardziej. To sporo, więc nie odpuszczaj.
Sprzedałem dług firmie windykacyjnej. Mogę jeszcze skorzystać?
Nie w części VAT-owskiej. Jednym z warunków jest to, że wierzytelność nie została zbyta w jakiejkolwiek formie — sprzedaż długu wyklucza ulgę. Zanim podpiszesz umowę z firmą skupującą wierzytelności, policz, co jest korzystniejsze: ich oferta czy odzyskany VAT plus podatek.
Boję się, że wystawię się na kontrolę.
Ulga na złe długi to normalny, przewidziany w ustawie mechanizm, z którego korzystają tysiące firm. Nie jest oznaką kombinowania. Warunkiem jest porządna dokumentacja: faktura, dowód terminu płatności, wezwania do zapłaty, korespondencja. Jeśli to masz, nie masz się czym martwić.
Czy mogę po prostu wystawić fakturę korygującą „do zera”?
Nie. Korekta faktury służy poprawianiu błędów albo dokumentowaniu rzeczywistych zmian (rabat, zwrot, odstąpienie). Usługa została wykonana, faktura była prawidłowa — korygowanie jej dlatego, że klient nie płaci, jest nierzetelne i może zostać zakwestionowane. Do tej sytuacji służy właśnie ulga na złe długi. O tym, kiedy korekta jest zasadna: faktura korygująca.
Podsumowanie
- Licznik startuje 90 dni po terminie płatności — nie po dacie wystawienia faktury.
- W VAT możesz skorygować podatek należny; robisz to w rozliczeniu za okres, w którym minął 90. dzień.
- W podatku dochodowym zmniejszasz podstawę opodatkowania — działa już przy zaliczkach, także na ryczałcie.
- Dłużnik ma obowiązek skorygować odliczony VAT i zwiększyć swoją podstawę — niezależnie od tego, co Ty zrobisz.
- Od dłużnika należą Ci się odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz rekompensata 40 / 70 / 100 euro od każdej faktury, bez dowodzenia kosztów.
- Sprzedaż długu windykatorowi zamyka drogę do ulgi w VAT — policz to przed podpisaniem.
- Gdy klient zapłaci później, korygujesz z powrotem; przy częściowej wpłacie — proporcjonalnie.
Qkwit księguje Twoje faktury sprzedaży, liczy z nich VAT i zaliczkę na podatek i przypomina o terminach podatkowych — a korektę z tytułu ulgi na złe długi wprowadzasz jak każdy inny dokument. Uczciwie: automatycznego licznika 90 dni od terminu płatności jeszcze nie mamy, więc tę datę na razie pilnujesz sam — to jedna z rzeczy, które chcemy dołożyć. Plan JDG od 19 zł miesięcznie, 149 zł bez limitu dokumentów, ceny zawierają VAT.
