Rachunek do umowy o dzieło — kto go wystawia i jak to zrobić (2026)

Zaprojektowałeś logo, wyremontowałeś łazienkę na podstawie umowy o dzieło, napisałeś artykuł na zlecenie — dzieło odebrane, teraz czas na rozliczenie. Zamawiający pisze: „prześlij rachunek”. Nie fakturę, nie paragon — rachunek. I tu zaczynają się pytania: kto go w ogóle wystawia, co musi zawierać i ile z umówionej kwoty brutto realnie trafi na Twoje konto.

Dobra wiadomość: to jeden z prostszych dokumentów rozliczeniowych w polskim prawie pracy i podatkach — pod warunkiem że wiesz, które pola wypełnić i skąd wziąć liczby. Rozkładamy to krok po kroku, na przykładzie z konkretnymi kwotami.

Rachunek czy faktura — skąd ta różnica

Fakturę wystawia podatnik VAT prowadzący działalność gospodarczą. Umowa o dzieło najczęściej zawierana jest jednak z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej — a taka osoba nie jest podatnikiem VAT w tej transakcji, więc nie wystawia faktury, tylko rachunek. To rozróżnienie zależy wyłącznie od statusu wykonawcy, nie od rodzaju wykonanej pracy: jeśli to samo dzieło zrobiłbyś jako czynny przedsiębiorca, wystawiłbyś fakturę.

Kto wystawia rachunek

Rachunek wystawia przyjmujący zamówienie, czyli wykonawca dzieła — strona, która dzieło faktycznie wykonała i teraz potwierdza jego wykonanie oraz kwotę należnego wynagrodzenia. Drugą stroną umowy jest zamawiający (ten, kto zlecił i odbiera dzieło).

W praktyce, gdy zamawiającym jest firma, to często ona przygotowuje gotowy wzór rachunku z już wyliczonymi potrąceniami do podpisu wykonawcy — bo to zamawiający jako płatnik musi znać właściwe stawki i pobrać zaliczkę na podatek. Formalnie jednak to wykonawca jest stroną, która rachunek wystawia i podpisuje jako potwierdzenie odbioru wynagrodzenia.

Co musi zawierać rachunek do umowy o dzieło

Kompletny rachunek do umowy o dzieło zawiera:

• dane obu stron — imię, nazwisko i adres wykonawcy (PESEL, jeśli rachunek dotyczy potrąceń podatkowych) oraz dane zamawiającego (nazwa, adres, NIP, jeśli to firma),
• numer i datę wystawienia rachunku,
• opis wykonanego dzieła — zwięzłe określenie przedmiotu umowy,
• kwotę wynagrodzenia brutto, zgodną z umową,
• koszty uzyskania przychodu — 20% albo 50%, zależnie od charakteru dzieła,
• podstawę opodatkowania (brutto pomniejszone o KUP),
• zaliczkę na podatek dochodowy,
• kwotę netto do wypłaty,
• podpisy obu stron.

Wystawia się go zwykle w dwóch egzemplarzach — jeden dla zamawiającego (do jego dokumentacji i rozliczenia jako płatnika), drugi dla wykonawcy jako potwierdzenie.

Ile podatku i czy jest ZUS

Umowa o dzieło ma dwie cechy, które odróżniają ją od zlecenia czy etatu:

Brak ZUS. Poza jednym wyjątkiem — dzieło zawarte z własnym pracodawcą (tym samym podmiotem, z którym masz jednocześnie umowę o pracę) jest oskładkowane tak jak wynagrodzenie za etat. Poza tym wyjątkiem umowa o dzieło nie podlega składkom społecznym ani zdrowotnej.

Koszty uzyskania przychodu 20% albo 50%. Standardowo od wynagrodzenia odejmuje się 20% kosztów. Podwyższone koszty w wysokości 50% przysługują tylko wtedy, gdy dzieło jest utworem w rozumieniu prawa autorskiego (np. projekt graficzny, tekst, kod na zasadach twórczych) i umowa przewiduje przeniesienie praw autorskich na zamawiającego. Suma kosztów 50% ze wszystkich źródeł w danym roku podlega rocznemu limitowi 120 000 zł — nadwyżkę rozlicza się już na zasadach ogólnych.

Od tak pomniejszonej podstawy pobiera się zaliczkę na PIT w wysokości 12% — to najniższa stawka skali podatkowej, stosowana jako zaliczka bez kwoty wolnej i bez progów. Dochód z dzieła i tak trzeba później doliczyć do innych dochodów w rocznym zeznaniu PIT (najczęściej PIT-36 albo PIT-37) — 12% pobrane przy wypłacie to zaliczka, nie ostateczny podatek.

Kto pobiera zaliczkę — firma czy wykonawca sam

To rozróżnienie decyduje o tym, kto właściwie oblicza kwoty na rachunku:

• Zamawiającym jest firma (albo inny podmiot prowadzący działalność). Firma jest wtedy płatnikiem — sama pobiera zaliczkę na PIT, wypłaca wykonawcy kwotę netto i do końca lutego kolejnego roku przesyła mu informację PIT-11 z rozliczonymi kwotami.
• Zamawiającym jest osoba prywatna, niedziałająca jako przedsiębiorca. Wtedy nie ma obowiązku poboru zaliczki w trakcie roku — wykonawca dostaje całą kwotę brutto i sam dolicza dochód (po odjęciu KUP) do swojego rocznego PIT-36, płacąc podatek dopiero przy rozliczeniu rocznym.

Wyjątek: dzieło do 200 zł

Jeśli kwota wynagrodzenia określona z góry w umowie nie przekracza 200 zł, a zamawiającym jest płatnik (firma), obowiązuje inny mechanizm: zryczałtowany podatek 12% od pełnej kwoty brutto, bez odliczania kosztów uzyskania przychodu. Płatnik pobiera go i wpłaca do urzędu skarbowego, a wykonawca nie musi tej kwoty wykazywać w swoim rocznym zeznaniu — rozliczenie kończy się na tym rachunku. To inny mechanizm niż przy wyższych kwotach, więc warto go rozpoznać już na etapie wystawiania rachunku.

RUD — zgłoszenie do ZUS, o którym łatwo zapomnieć

Choć umowa o dzieło nie generuje składek, od 2021 roku firmy zlecające dzieło osobie fizycznej nieprowadzącej działalności (z pewnymi wyjątkami, np. umowa z własnym pracownikiem) mają obowiązek zgłosić ją do ZUS na formularzu RUD — w ciągu 7 dni od zawarcia umowy. To zgłoszenie informacyjne, bez opłacania jakichkolwiek składek — służy ZUS-owi wyłącznie do kontroli, czy zgłoszone „dzieła” nie są w praktyce zlecaniami. Obowiązek spoczywa na zamawiającym, nie na wykonawcy, ale dobrze wiedzieć, że istnieje, zanim umowa trafi do kontroli.

Wzór rachunku krok po kroku — przykład liczbowy

Umowa o dzieło na zaprojektowanie logotypu, wynagrodzenie brutto 3000 zł, z przeniesieniem praw autorskich (KUP 50%), zamawiającym jest firma:

Gdyby to samo dzieło nie było utworem objętym prawem autorskim (np. zwykła usługa remontowa), zastosowanie ma KUP 20%: podstawa opodatkowania wyniosłaby 2400 zł, zaliczka 288 zł, a na rękę zostałoby 2712 zł — mniej, mimo tej samej kwoty brutto, właśnie przez niższe koszty uzyskania przychodu.