Nie zapłaciłeś faktury? Po 90 dniach musisz skorygować odliczony VAT
VAT z faktury kosztowej jest odliczony, a faktura wciąż nie jest zapłacona, choć od terminu płatności minęło już 90 dni. To nie Twój wybór, tylko obowiązek: musisz oddać odliczony VAT, niezależnie od tego, co zrobi sprzedawca.
Zespół Qkwit, · 6 min czytania
Faktura kosztowa od dostawcy wciąż czeka na zapłatę — może brak gotówki w firmie, może zwykłe przeoczenie. VAT z tej faktury jest już dawno odliczony, bo prawo do odliczenia powstało w momencie otrzymania dokumentu. Problem w tym, że to prawo nie jest bezterminowe, jeśli faktury nie opłacisz.
Po stronie sprzedawcy, który nie dostał zapłaty, działa ulga na złe długi — może (ale nie musi) odzyskać VAT, który oddał fiskusowi od niezapłaconej sprzedaży. Opisaliśmy ją w osobnym artykule o uldze na złe długi — z perspektywy wierzyciela. Ten tekst dotyczy dokładnie odwrotnej strony transakcji: Ciebie jako nabywcy, który tej faktury nie zapłacił. I tu, w odróżnieniu od sprzedawcy, nie ma wyboru — jest obowiązek.
90 dni — ten sam licznik, odwrotny skutek
Licznik startuje w tym samym momencie co po stronie sprzedawcy: 90 dni od terminu płatności wskazanego na fakturze albo w umowie — nie od daty wystawienia faktury. Ale skutek jest lustrzanym odbiciem tego, co dzieje się u sprzedawcy:
| Sprzedawca (wierzyciel) | Ty jako nabywca (dłużnik) | |
|---|---|---|
| VAT | może skorygować VAT należny w dół | musi skorygować VAT naliczony, który odliczył |
| Charakter | prawo, z którego można skorzystać | obowiązek, niezależny od decyzji sprzedawcy |
To najważniejsza różnica względem artykułu o uldze na złe długi: po stronie nabywcy nie ma tu żadnej decyzji do podjęcia. Jeśli po 90 dniach faktura nadal jest niezapłacona, korekta VAT naliczonego jest obowiązkowa — nawet jeśli sprzedawca w ogóle nie skorzysta ze swojej ulgi. Te dwa mechanizmy działają niezależnie od siebie.
Kiedy dokładnie robisz korektę
Korektę wykazujesz w rozliczeniu za okres, w którym upłynął 90. dzień od terminu płatności — analogicznie jak sprzedawca robi to w swoim rozliczeniu. Zmniejszasz w nim VAT naliczony, czyli w praktyce oddajesz fiskusowi kwotę odliczoną wcześniej od tej faktury.
Zapłata w porę ratuje przed korektą. Jeśli uregulujesz fakturę w całości najpóźniej ostatniego dnia okresu rozliczeniowego, w którym mija 90 dni, korekta w ogóle nie powstaje — liczy się faktyczny moment zapłaty, nie deklarowany zamiar.
Zapłata częściowa ratuje tylko część odliczenia. Korekcie podlega wyłącznie VAT przypadający na kwotę, która pozostała nieuregulowana.
Co jeśli zapłacisz później
Korekta VAT naliczonego nie jest ostateczna. Jeśli po jej dokonaniu w końcu zapłacisz fakturę (w całości albo częściowo), masz prawo z powrotem zwiększyć VAT naliczony — w rozliczeniu za okres, w którym zapłacisz. To odwrócenie działa proporcjonalnie do wpłaconej kwoty, tak samo jak przy pierwotnej korekcie.
Dlaczego to się w ogóle dzieje
Cały mechanizm — po obu stronach transakcji — ma pilnować spójności systemu VAT. Skoro VAT od kosztu jest odliczony, a sam koszt nie jest zapłacony, system chce, żeby to odliczenie zniknęło, dopóki dług trwa. Dodatkowa funkcja to zachęta do terminowego płacenia: obowiązkowa korekta po 90 dniach jest częstym argumentem w rozmowie z kontrahentem, który zwleka z płatnością — “i tak po 90 dniach musisz oddać VAT, może po prostu zapłać teraz”.
Jak pilnuje tego Qkwit
Urząd nie przysyła wezwania do tej korekty, więc łatwo ją przeoczyć. W Qkwit, gdy od terminu płatności faktury od dostawcy minie 90 dni, przy rozliczeniu miesiąca pojawia się pytanie „Czy te faktury są zapłacone?”. Przy każdej fakturze wybierasz jedną z odpowiedzi: „Tak, zapłacona w całości”, „Zapłacona tylko część” albo „Nie, jeszcze niezapłacona”. Przy niezapłaconej Qkwit zmniejsza odliczony VAT o kwotę z tej faktury w rozliczeniu za miesiąc, w którym minął 90. dzień, a na skali i podatku liniowym dolicza też kwotę netto z faktury do dochodu. Gdy zapłacisz, oba wracają w miesiącu zapłaty. Bez odpowiedzi miesiąca nie da się zamknąć.
Najczęstsze pytania
Czy muszę czekać na jakiekolwiek działanie sprzedawcy, żeby zrobić korektę?
Nie. Obowiązek korekty VAT naliczonego po Twojej stronie jest całkowicie niezależny od tego, czy i kiedy sprzedawca skorzysta ze swojej ulgi na złe długi. Działasz na podstawie własnego terminu płatności, nie jego decyzji.
Co jeśli zapłacę fakturę dzień po upływie 90 dni?
Korekta i tak jest wymagana za okres, w którym upłynął 90. dzień — liczy się to, czy zapłata nastąpiła przed końcem tego okresu rozliczeniowego, nie sam fakt spóźnienia o jeden dzień. Późniejsza zapłata daje Ci prawo do zwiększenia VAT naliczonego z powrotem, w okresie faktycznej zapłaty.
Czy korekta dotyczy też faktur od kontrahentów zagranicznych?
Mechanizm dotyczy krajowych transakcji rozliczanych polskim VAT-em. Faktury w innych reżimach (np. odwrotne obciążenie, import usług) mają własne zasady — w razie wątpliwości skonsultuj się z księgową.
Co grozi za brak korekty?
To zaległość podatkowa jak każda inna — z odsetkami, jeśli zostanie wykryta przy kontroli lub korekcie deklaracji. Obowiązek nie znika przez sam brak przypomnienia.
Czy jeśli zapłacę tylko połowę faktury, korekta dotyczy całości?
Nie — korekcie podlega tylko VAT przypadający na część, która pozostała nieuregulowana po upływie 90 dni. Od zapłaconej części odliczenie zostaje bez zmian.
Czy to ten sam mechanizm co ulga na złe długi?
To dwie strony tego samego przepisu o niezapłaconych fakturach — Twoja korekta jako nabywcy jest obowiązkowa i symetryczna do ulgi, z której może (ale nie musi) skorzystać sprzedawca. Więcej o stronie sprzedawcy w artykule o uldze na złe długi.
Podsumowanie
- Licznik to 90 dni od terminu płatności z faktury lub umowy — nie od daty jej wystawienia.
- Po tym terminie musisz skorygować (zmniejszyć) odliczony VAT naliczony — to obowiązek, nie prawo, niezależny od działań sprzedawcy.
- Zapłata w całości przed upływem terminu w ogóle eliminuje obowiązek korekty; zapłata częściowa ratuje proporcjonalną część.
- Późniejsza zapłata pozwala odzyskać odliczenie z powrotem, w okresie faktycznej wpłaty.
- Brak korekty to zwykła zaległość podatkowa, wykrywalna przy kontroli.
- W Qkwit po 90 dniach pojawia się pytanie, czy faktura jest zapłacona, a odpowiedź „Nie, jeszcze niezapłacona” od razu wpisuje korektę do rozliczenia.
To nie jest porada podatkowa — stan przepisów na 2026 rok. W indywidualnej sprawie, zwłaszcza przy większych kwotach, skonsultuj się z księgową lub doradcą podatkowym.
Qkwit liczy VAT ze sprzedaży i zakupów Twojej firmy. Sprawdź też, kiedy musisz zostać VAT-owcem, jeśli dopiero rozważasz rejestrację, albo zobacz drugą stronę: ulgę na złe długi dla sprzedawcy.
