Do kiedy zapłacić VAT? Terminy dla JDG i spółek

VAT płacisz do 25. dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym. Gdy rozliczasz się miesięcznie, płacisz do 25. dnia kolejnego miesiąca (VAT za styczeń do 25 lutego). Gdy kwartalnie, do 25. dnia miesiąca po zakończeniu kwartału (VAT za I kwartał do 25 kwietnia). Ta sama data dotyczy JDG i spółek. Do 25. dnia wysyłasz też plik JPK_V7, co miesiąc także przy rozliczeniu kwartalnym. Zaliczka na PIT ma inny termin, choć dotyczy tego samego miesiąca, dlatego te dwa terminy bywają mylone.

Miesięcznie: do 25. dnia następnego miesiąca

Domyślnie VAT rozliczasz co miesiąc. Za każdy miesiąc składasz plik JPK_V7M, który jest jednocześnie deklaracją i ewidencją VAT (dawny VAT-7), i płacisz wynikający z niego podatek do 25. dnia następnego miesiąca. VAT za marzec płacisz do 25 kwietnia, a VAT za listopad do 25 grudnia. Dane do pliku pochodzą z wystawionych i otrzymanych faktur. Sposób ich wystawiania zmienia KSeF, a termin i sposób liczenia VAT zostają takie same.

Złożenie pliku i zapłata mają ten sam termin, 25. dzień. Gdy plik wyślesz wcześniej, termin zapłaty się nie zmienia.

Kwartalnie: do 25. dnia po kwartale

Mały podatnik (upraszczając: firma o niższych obrotach) może rozliczać VAT kwartalnie. Wtedy podatek płacisz do 25. dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału:

• I kwartał (I–III) → do 25 kwietnia,
• II kwartał (IV–VI) → do 25 lipca,
• III kwartał (VII–IX) → do 25 października,
• IV kwartał (X–XII) → do 25 stycznia następnego roku.

Przy rozliczeniu kwartalnym płacisz rzadziej, za to jednorazowo większe kwoty. Plik, który nazywa się wtedy JPK_V7K, wysyłasz mimo to co miesiąc, do 25. dnia: za dwa pierwsze miesiące kwartału z samą ewidencją, a za trzeci z ewidencją i deklaracją.

Nie każdy mały podatnik może wybrać rozliczenie kwartalne. Nie może tego zrobić między innymi przez pierwsze 12 miesięcy od rejestracji do VAT.

Czy w ogóle jesteś podatnikiem VAT?

Terminy z tego wpisu dotyczą czynnych podatników VAT. Jeśli korzystasz ze zwolnienia, najczęściej podmiotowego (przy sprzedaży do ustawowego limitu na dany rok) albo przedmiotowego (ze względu na rodzaj działalności), to VAT-u nie naliczasz, nie płacisz i nie składasz plików JPK_V7. 25. dzień miesiąca zaczyna Cię obowiązywać od chwili, w której rejestrujesz się jako czynny podatnik VAT, dobrowolnie albo po przekroczeniu limitu. Po utracie zwolnienia rozliczasz więc VAT co miesiąc. Zgłoszenie składasz na formularzu VAT-R, zanim zaczniesz sprzedawać z VAT, a jak wypełnić VAT-R, pokazujemy pole po polu.

Gdy 25. wypada w weekend albo święto

Jeśli 25. dzień miesiąca przypada w sobotę, niedzielę albo dzień ustawowo wolny od pracy, termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy. To ogólna zasada terminów w polskim prawie podatkowym, więc dotyczy też VAT, tak samo jak terminu ZUS. Przed weekendem nie musisz płacić z wyprzedzeniem, ale bank potrzebuje czasu na zaksięgowanie przelewu. Przesunięte daty na każdy miesiąc są w kalendarzu podatkowym.

JDG czy spółka — czy termin się różni?

Nie. Termin zapłaty VAT jest taki sam dla jednoosobowej działalności i dla spółki: 25. dzień po okresie rozliczeniowym. Forma prawna i sposób opodatkowania dochodu nie mają na niego wpływu. Tego samego dnia VAT płaci przedsiębiorca na skali, na podatku liniowym i na ryczałcie oraz spółka z o.o. Także rozliczenie kwartalne działa w JDG i w spółce tak samo: może je wybrać mały podatnik.

Co, jeśli w danym miesiącu nie masz VAT do zapłaty

VAT naliczony (od zakupów) bywa wyższy niż należny (od sprzedaży), na przykład w miesiącu z dużą inwestycją albo małą sprzedażą. Wtedy nie masz nic do zapłaty, a nadwyżkę możesz przenieść na kolejny okres, w którym pomniejszy VAT do zapłaty, albo wystąpić o jej zwrot na konto. Brak podatku do zapłaty nie zwalnia Cię ze złożenia pliku JPK_V7. Plik składasz do 25. dnia jak zawsze, także gdy jest zerowy.

Na jaki rachunek — mikrorachunek podatkowy

VAT (podobnie jak PIT i CIT) wpłacasz na swój indywidualny mikrorachunek podatkowy, czyli jeden stały numer przypisany do Twojego NIP-u. Wygenerujesz go na rządowej stronie podatki.gov.pl po podaniu NIP-u. Raz nadany numer się nie zmienia, więc zapisz go w danych odbiorcy w banku, żeby nie szukać go co miesiąc. Sam przelew robisz w banku jako przelew do urzędu skarbowego, z symbolem formularza i okresem. Na ekranach Qkwit zobaczysz, jak wypełnić przelew do urzędu skarbowego.

Split payment — dobrowolnie albo obowiązkowo

Przy części transakcji (towary i usługi z ustawowej listy, powyżej określonej kwoty) obowiązuje mechanizm podzielonej płatności (MPP, split payment). Kwota VAT z faktury trafia wtedy na osobny rachunek VAT sprzedawcy. W pozostałych transakcjach między firmami kupujący może zapłacić w ten sposób dobrowolnie. Mechanizm nie zmienia terminu, w którym płacisz VAT do urzędu skarbowego.

Co, jeśli zapłacisz po terminie

Spóźniona płatność VAT oznacza odsetki za zwłokę, naliczane od dnia po terminie do dnia zapłaty. Kwotę odsetek od spóźnionego VAT policzysz w kalkulatorze odsetek od zaległości podatkowych. Jeśli spóźnisz się także ze złożeniem pliku JPK_V7, dochodzi odpowiedzialność karno-skarbowa. Można jej uniknąć przez czynny żal, czyli dobrowolne zawiadomienie urzędu o uchybieniu, złożone, zanim urząd sam je wykryje. Razem z nim składasz zaległy plik i wpłacasz podatek z odsetkami.

Jak nie przegapić terminu

Dzień jest stały, zmienia się kwota. VAT do zapłaty to różnica między podatkiem należnym (od Twojej sprzedaży) a naliczonym (od zakupów), a znasz ją dopiero po zebraniu wszystkich faktur za okres. Gdy rozliczasz się samodzielnie i liczysz kwotę ręcznie tuż przed terminem, łatwo spóźnić się z przelewem.