Jak wypełnić VAT-R, czyli zgłoszenie firmy do VAT

A. Cel zgłoszenia i urząd skarbowy

Poz. 1Identyfikator podatkowy NIP podatnika

NIP firmy. Jednoosobowa firma wpisuje NIP właściciela.

Zostaw puste tylko wtedy, gdy VAT-R składasz razem z wnioskiem do CEIDG, w którym dopiero prosisz o nadanie NIP.

Poz. 2⁠–⁠3Nr dokumentu, Status

Wypełnia urząd skarbowy. Na formularzu to ciemne pola.

Poz. 4Cel złożenia zgłoszenia

1. rejestracja, gdy zgłaszasz firmę do VAT pierwszy raz.

2. aktualizacja danych, gdy firma jest już w rejestrze VAT, także jako podatnik VAT zwolniony, i coś ze zgłoszenia się zmienia, np. firma zaczyna płacić VAT.

Poz. 5Naczelnik urzędu skarbowego, do którego jest adresowane zgłoszenie

Urząd skarbowy Twojej firmy: dla jednoosobowej firmy według adresu zamieszkania właściciela, dla spółki według adresu siedziby.

Wpisz pełną nazwę, np. Naczelnik Urzędu Skarbowego Warszawa-Mokotów.

B. Dane firmy

Poz. 10Rodzaj podatnika

Jednoosobowa firma: 2. osoba fizyczna. Spółka z o.o.: 1. podatnik niebędący osobą fizyczną.

„3. osoba zagraniczna” dotyczy firm bez siedziby i stałego miejsca działalności w Polsce.

Poz. 11Grupa VAT

2. nie, chyba że firma należy do grupy VAT, czyli kilku powiązanych firm, które na podstawie umowy rozliczają VAT jako jeden podatnik.

Poz. 12Nazwa pełna / Nazwisko, pierwsze imię, drugie imię

Jednoosobowa firma: nazwisko i imiona właściciela, bez nazwy firmy. Spółka: pełna nazwa z KRS.

Poz. 13Nazwa skrócona / Imię ojca, imię matki

Jednoosobowa firma: imiona ojca i matki właściciela. Spółka: nazwa skrócona.

Poz. 14Numer ewidencyjny PESEL

Tylko jednoosobowa firma: PESEL właściciela.

Poz. 15Data rozpoczęcia działalności / Data urodzenia

Jednoosobowa firma: data urodzenia właściciela. Spółka: data rozpoczęcia działalności. Format dzień–miesiąc–rok.

Poz. 16⁠–⁠24Adres siedziby / Adres zamieszkania

Jednoosobowa firma: adres zamieszkania właściciela, także gdy firma działa pod innym adresem. Spółka: adres siedziby z KRS.

C.1. Zwolnienie z VAT

Zaznaczasz kwadraty, które opisują Twoją firmę, i datę w poz. 43. Kwadraty dla firm z siedzibą za granicą, rolników i firm finansowych są pod przyciskiem.

Poz. 29Nowa firma bez prawa do zwolnienia

Nowa firma, która od pierwszej sprzedaży musi doliczać VAT: działa w branży, która nie może korzystać ze zwolnienia, albo przewiduje sprzedaż wyższą niż limit 240 000 zł liczony od dnia startu.

Tekst z formularza

podatnik rozpoczynający działalność gospodarczą nie ma prawa do zwolnienia, o którym mowa w art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy

Poz. 30Firma korzysta ze zwolnienia

Firma, która mieści się w limicie i chce być w rejestrze jako podatnik VAT zwolniony, np. razem ze zgłoszeniem do VAT UE (poz. 70). Ta rejestracja jest dobrowolna (art. 96 ust. 3).

Tekst z formularza

podatnik będzie korzystał (korzysta) ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy

Poz. 34Firma rezygnuje ze zwolnienia

Firma, która mogłaby sprzedawać bez VAT, ale wybiera VAT. Zgłoszenie składasz przed początkiem miesiąca, od którego sprzedajesz z VAT, a nowa firma, która chce VAT od pierwszej sprzedaży, przed tą sprzedażą (art. 113 ust. 4).

Tekst z formularza

podatnik rezygnuje (zrezygnował) ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy

Poz. 37Firma traci zwolnienie

Firma, której sprzedaż od 1 stycznia przekracza limit 240 000 zł albo, w pierwszym roku działalności, limit liczony od dnia startu. Sprzedaż, z którą przekraczasz limit, jest już z VAT (art. 113 ust. 5 i 10).

Tekst z formularza

podatnik traci (utracił) zwolnienie, o którym mowa w art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy

Poz. 39Branża, która zawsze ma VAT

Zaznacz razem z 29, gdy firma sprzedaje to, co nigdy nie jest zwolnione z VAT, np. usługi prawnicze, doradcze, jubilerskie, ściąganie długów, części samochodowe albo elektronikę i kosmetyki przez internet.

Lista branż, które mają VAT od pierwszej sprzedaży

Tekst z formularza

podatnik wykonuje czynności, o których mowa w art. 113 ust. 13 ustawy

Poz. 43Data do zaznaczonego kwadratu

Przy 37 dzień sprzedaży, z którą przekraczasz limit. Przy 34 pierwszy dzień miesiąca, od którego sprzedajesz z VAT, a w nowej firmie dzień pierwszej sprzedaży. Przy 30 dzień, od którego firma korzysta ze zwolnienia. Przy 29 zostaw puste.

Tekst z formularza

Data (należy podać dzień – miesiąc – rok), od której podatnik będzie korzystał (korzysta) ze zwolnienia lub od której traci prawo do zwolnienia lub rezygnuje z tego prawa

Poz. 49⁠–⁠53Metoda kasowa

Metoda kasowa to rozliczanie VAT dopiero wtedy, gdy klient zapłaci. Mogą ją wybrać mali podatnicy, czyli firmy ze sprzedażą w poprzednim roku do równowartości 2 mln euro z VAT. Zaznaczasz ją tylko wtedy, gdy ją wybierasz.

Tekst z formularza

Obowiązek podatkowy u małych podatników: 1. podatnik wybiera (wybrał) metodę kasową; 2. podatnik traci (utracił) prawo do rozliczania się metodą kasową; 3. podatnik rezygnuje (zrezygnował) z metody kasowej

Poz. 54⁠–⁠56Deklaracje kwartalne

Rozliczenie VAT co kwartał zamiast co miesiąc. Firma zarejestrowana jako podatnik VAT czynny nie może go wybrać przez pierwsze 12 miesięcy od rejestracji, więc przy rejestracji zostaw puste (art. 99 ust. 3a pkt 1).

C.2. Deklaracje

Poz. 60Deklaracje miesięczne, zgodnie z art. 99 ust. 1 ustawy

Zaznacz. Deklarację miesięczną wysyłasz dziś razem z ewidencją jako jeden plik JPK_V7M, do 25. dnia następnego miesiąca.

Poz. 61Deklaracje kwartalne, zgodnie z art. 99 ust. 2 lub 3 ustawy

Rozliczenie co kwartał (plik JPK_V7K). Przez pierwsze 12 miesięcy od rejestracji jako podatnik VAT czynny nie możesz go wybrać.

Poz. 64⁠–⁠67Kwartał, miesiąc i rok pierwszej deklaracji

Przy deklaracjach miesięcznych wpisz w poz. 66 miesiąc, a w poz. 67 rok, od którego firma rozlicza VAT: przy utracie zwolnienia miesiąc sprzedaży, z którą przekraczasz limit. Poz. 64⁠–⁠65 są dla rozliczenia kwartalnego.

C.3. Zakupy i sprzedaż w Unii

Poz. 68Firma płacąca VAT kupuje albo sprzedaje w Unii

Firma, która płaci VAT i będzie kupować lub sprzedawać towary w innych krajach Unii albo kupować lub sprzedawać usługi firmom z Unii. Po rejestracji dostaje numer VAT UE: swój NIP z literami PL na początku.

Tekst z formularza

podatnik podlegający obowiązkowi rejestracji jako podatnik VAT czynny będzie dokonywał lub dokonuje wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, w tym dostawy, do której stosuje się art. 100 ust. 1 pkt 3 ustawy, lub wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów lub będzie świadczył lub świadczy usługi, do których stosuje się art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy, lub będzie nabywał lub nabywa usługi, do których stosuje się art. 28b ustawy, jeżeli usługi te stanowiłyby u podatnika import usług

Poz. 70Firma zwolniona z VAT kupuje albo sprzedaje usługi w Unii

Firma zwolniona z VAT, która kupuje usługi od firm z innych krajów Unii, np. reklamy w Google, albo sprzedaje im usługi. W części C.1 zaznacza wtedy kwadrat 30, w poz. 43 datę, od której korzysta ze zwolnienia, a w poz. 71 dzień pierwszej takiej usługi. Zwolnienie zostaje, a firma dostaje numer VAT UE: swój NIP z literami PL.

Tekst z formularza

podatnik niepodlegający obowiązkowi rejestracji jako podatnik VAT czynny będzie świadczył lub świadczy usługi, do których stosuje się art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy, lub będzie nabywał lub nabywa usługi, do których stosuje się art. 28b ustawy, jeżeli usługi te stanowiłyby u podatnika import usług

Poz. 71Przewidywana data rozpoczęcia

Dzień, od którego firma zacznie te zakupy albo sprzedaż. Zgłoszenie składasz przed tym dniem (art. 97 ust. 1).

D. Potwierdzenie rejestracji

Poz. 74Podatnik wnioskuje o wydanie potwierdzenia zarejestrowania

2. nie, jeśli nie potrzebujesz papierowego potwierdzenia. 1. tak oznacza opłatę skarbową 170 zł na konto urzędu miasta lub gminy, w której jest siedziba Twojego urzędu skarbowego.

Status VAT firmy sprawdzisz bez opłaty w wykazie podatników VAT Krajowej Administracji Skarbowej.

E. Podpis

Poz. 75⁠–⁠76Imię, Nazwisko

Osoba, która podpisuje: właściciel firmy, w spółce osoba z zarządu, albo pełnomocnik.

Poz. 77⁠–⁠78Telefon kontaktowy, Adres e-mail

Nieobowiązkowe. Urzędowi łatwiej się z Tobą skontaktować, gdy coś w zgłoszeniu budzi wątpliwości.

Poz. 79⁠–⁠80Data wypełnienia, Podpis

Na papierze podpisujesz odręcznie. Przez biznes.gov.pl, razem z wnioskiem do CEIDG, podpisujesz profilem zaufanym albo podpisem kwalifikowanym, a na Portalu Podatkowym tylko podpisem kwalifikowanym.