Kilometrówka 2026 — stawki i jedna rzecz, o której prawie wszyscy zapominają

„Wezmę kilometrówkę” to jedno z tych zdań, które w rozmowach przedsiębiorców padają najczęściej — i najczęściej dotyczą sytuacji, w której kilometrówki w ogóle nie ma.

Zacznijmy od stawek, bo po nie tu przyszedłeś, a potem od razu przejdźmy do rzeczy ważniejszej: kogo one realnie dotyczą.

Stawki na 2026 rok

Chcesz od razu policzyć kwotę dla swoich kilometrów? Skorzystaj z kalkulatora kilometrówki — wpisujesz liczbę kilometrów i rodzaj pojazdu, a resztę liczy za Ciebie.

Kogo kilometrówka dotyczy — a kogo nie

To jest sedno całego wpisu.

Nie dotyczy przedsiębiorcy jeżdżącego własnym prywatnym autem. Od 1 stycznia 2019 roku, jeśli używasz w firmie samochodu osobowego, który jest Twoją prywatną własnością i nie wprowadziłeś go do majątku firmy, nie liczysz kilometrów — zaliczasz do kosztów 20% wydatków związanych z jego używaniem (paliwo, serwis, opony, ubezpieczenie). Bez ewidencji, bez mnożenia przez stawkę.

Kilometrówka w powyższej tabeli dotyczy przede wszystkim:

• zwrotu kosztów pracownikowi, który jeździ w sprawach firmy swoim prywatnym autem,
• zleceniobiorcy w analogicznej sytuacji, jeśli tak umówiliście się w umowie,
• niektórych szczególnych rozliczeń przewidzianych w odrębnych przepisach.

Czyli: kilometrówka to narzędzie pracodawcy, nie jednoosobowej firmy jeżdżącej własnym autem.

Ile więc odliczysz jako przedsiębiorca

Krótkie przypomnienie trzech progów, bo tu naprawdę łatwo się pogubić:

Więcej o tym, jak działa środkowa i prawa kolumna: paliwo w kosztach JDG oraz auto firmowe: VAT 50 czy 100%.

I ostrzeżenie, o które łatwo się potknąć: ewidencja przebiegu pojazdu do VAT (przy VAT-26) to zupełnie co innego niż kilometrówka. Tamta służy udowodnieniu, że auto jeździ wyłącznie służbowo. Ta liczy zwrot dla pracownika. Nazwa podobna, cel zupełnie inny.

Ewidencja przebiegu przy zwrocie dla pracownika

Jeśli zatrudniasz i zwracasz pracownikowi koszty jazd jego autem, ewidencja musi zawierać:

• imię, nazwisko i adres osoby używającej pojazdu,
• numer rejestracyjny i pojemność silnika,
• kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu,
• opis trasy (skąd — dokąd),
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
• stawkę za 1 km i wyliczoną kwotę,
• podpis pracodawcy i datę.

Ewidencję potwierdza pracodawca na koniec każdego miesiąca. Bez niej zwrot nie jest kosztem.

Pułapka: zwrot bywa opodatkowany u pracownika

Tu wpada wiele małych firm, które chcą postąpić uczciwie.

• Podróż służbowa (delegacja poza miejscowość, w której pracownik pracuje): zwrot do wysokości kilometrówki jest zwolniony z PIT pracownika i nie stanowi podstawy składek ZUS.
• Jazdy lokalne (w obrębie miejscowości, np. dojazdy do klientów w tym samym mieście): zwrot co do zasady jest przychodem pracownika i podlega opodatkowaniu. Zwolnienie działa tylko wtedy, gdy obowiązek zwrotu wynika wprost z odrębnych ustaw — co dotyczy wąskich grup zawodowych.

Innymi słowy: elektryk zatrudniający montera i zwracający mu koszty jazdy po mieście musi ten zwrot doliczyć do przychodu pracownika. Dla firmy to nadal koszt, ale dla pracownika to przychód — i to jest częste, kosztowne zaskoczenie przy kontroli.

Alternatywa, którą warto rozważyć: auto służbowe zamiast zwrotów. Wtedy rozliczasz koszty firmowego pojazdu, a pracownikowi doliczasz ryczałt za prywatne używanie samochodu służbowego — prostsze do udokumentowania i przewidywalne.

Delegacja to nie tylko kilometry

Przy wyjeździe do klienta poza miejscowość zwracasz też inne koszty — i te nie mają nic wspólnego z kilometrówką:

• dieta na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia,
• nocleg (według rachunku albo ryczałtem),
• dojazdy środkami komunikacji miejscowej (ryczałt).

Stawki diet i ryczałtów określa rozporządzenie i zmieniają się rzadziej niż raz w roku — przed rozliczeniem większego wyjazdu sprawdź aktualne kwoty.

Przedsiębiorca też może zaliczyć dietę do kosztów za czas własnej podróży służbowej — do wysokości diety przysługującej pracownikom. To realny, często pomijany koszt przy pracy „w terenie”.