Kilometrówka 2026 — stawki za 1 km i kogo dotyczy
W 2026 roku kilometrówka wynosi najwyżej 1,15 zł za 1 km samochodem osobowym z silnikiem powyżej 900 cm³ i 0,89 zł do 900 cm³, 0,69 zł motocyklem i 0,42 zł motorowerem. Stawki obowiązują bez zmian od 17 stycznia 2023 roku. Kilometrówkę stosuje pracodawca, który zwraca pracownikowi koszty jazd jego prywatnym autem. Właściciel firmy, który jeździ swoim prywatnym autem, wlicza do kosztów 20% wydatków na nie, na przykład paliwa i serwisu.
Zespół Qkwit, · 6 min czytania
Stawki na 2026 rok
| Pojazd | Stawka za 1 km |
|---|---|
| Samochód osobowy o pojemności silnika do 900 cm³ | 0,89 zł |
| Samochód osobowy o pojemności silnika powyżej 900 cm³ | 1,15 zł |
| Motocykl | 0,69 zł |
| Motorower | 0,42 zł |
Chcesz od razu policzyć kwotę dla swoich kilometrów? Skorzystaj z kalkulatora kilometrówki — wpisujesz liczbę kilometrów i rodzaj pojazdu, a resztę liczy za Ciebie.
Kogo kilometrówka dotyczy — a kogo nie
To jest sedno całego wpisu.
Nie dotyczy przedsiębiorcy jeżdżącego własnym prywatnym autem. Od 1 stycznia 2019 roku, jeśli używasz w firmie samochodu osobowego, który jest Twoją prywatną własnością i nie jest wpisany do majątku firmy, nie liczysz kilometrów — zaliczasz do kosztów 20% wydatków związanych z jego używaniem (paliwo, serwis, opony, ubezpieczenie). Bez ewidencji, bez mnożenia przez stawkę.
Kilometrówka w powyższej tabeli dotyczy przede wszystkim:
- zwrotu kosztów pracownikowi, który jeździ w sprawach firmy swoim prywatnym autem,
- zleceniobiorcy w analogicznej sytuacji, jeśli tak umówiliście się w umowie,
- niektórych szczególnych rozliczeń przewidzianych w odrębnych przepisach.
Czyli: kilometrówka to narzędzie pracodawcy, nie jednoosobowej firmy jeżdżącej własnym autem.
Ile więc odliczysz jako przedsiębiorca
Krótkie przypomnienie trzech progów, bo tu naprawdę łatwo się pogubić:
| Sytuacja | Koszty (PIT) | VAT |
|---|---|---|
| Auto prywatne, używane w firmie | 20% wydatków | brak odliczenia (auto poza działalnością) |
| Auto firmowe, używane też prywatnie | 75% wydatków | 50% |
| Auto firmowe, wyłącznie do działalności (ewidencja + VAT-26) | 100% | 100% |
Więcej o tym, jak działa środkowa i prawa kolumna: paliwo w kosztach JDG oraz auto firmowe: VAT 50 czy 100%.
I ostrzeżenie, o które łatwo się potknąć: ewidencja przebiegu pojazdu do VAT (przy VAT-26) to zupełnie co innego niż kilometrówka. Tamta służy udowodnieniu, że auto jeździ wyłącznie służbowo. Ta liczy zwrot dla pracownika. Nazwa podobna, cel zupełnie inny.
Ewidencja przebiegu przy zwrocie dla pracownika
Jeśli zatrudniasz i zwracasz pracownikowi koszty jazd jego autem, ewidencja musi zawierać:
- imię, nazwisko i adres osoby używającej pojazdu,
- numer rejestracyjny i pojemność silnika,
- kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu,
- opis trasy (skąd — dokąd),
- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
- stawkę za 1 km i wyliczoną kwotę,
- podpis pracodawcy i datę.
Ewidencję potwierdza pracodawca na koniec każdego miesiąca. Bez niej zwrot nie jest kosztem.
Pułapka: zwrot bywa opodatkowany u pracownika
Tu wpada wiele małych firm, które chcą postąpić uczciwie.
- Podróż służbowa (delegacja poza miejscowość, w której pracownik pracuje): zwrot do wysokości kilometrówki jest zwolniony z PIT pracownika i nie stanowi podstawy składek ZUS.
- Jazdy lokalne (w obrębie miejscowości, np. dojazdy do klientów w tym samym mieście): zwrot co do zasady jest przychodem pracownika i podlega opodatkowaniu. Zwolnienie działa tylko wtedy, gdy obowiązek zwrotu wynika wprost z odrębnych ustaw — co dotyczy wąskich grup zawodowych.
Innymi słowy: elektryk zatrudniający montera i zwracający mu koszty jazdy po mieście musi ten zwrot doliczyć do przychodu pracownika. Dla firmy to nadal koszt, ale dla pracownika to przychód — i to jest częste, kosztowne zaskoczenie przy kontroli.
Alternatywa, którą warto rozważyć: auto służbowe zamiast zwrotów. Wtedy rozliczasz koszty firmowego pojazdu, a pracownikowi doliczasz ryczałt za prywatne używanie samochodu służbowego — prostsze do udokumentowania i przewidywalne.
Delegacja to nie tylko kilometry
Przy wyjeździe do klienta poza miejscowość zwracasz też inne koszty — i te nie mają nic wspólnego z kilometrówką:
- dieta na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia,
- nocleg (według rachunku albo ryczałtem),
- dojazdy środkami komunikacji miejscowej (ryczałt).
Stawki diet i ryczałtów określa rozporządzenie i zmieniają się rzadziej niż raz w roku — przed rozliczeniem większego wyjazdu sprawdź aktualne kwoty.
Przedsiębiorca też może zaliczyć dietę do kosztów za czas własnej podróży służbowej — do wysokości diety przysługującej pracownikom. To realny, często pomijany koszt przy pracy „w terenie”.
Najczęstsze pytania
Jeżdżę swoim prywatnym autem do klientów. Naprawdę nie mogę liczyć kilometrów?
Nie w celu ustalenia kosztów podatkowych. Przysługuje Ci ryczałt 20% wydatków związanych z używaniem auta, niezależnie od liczby przejechanych kilometrów. Ewidencję możesz prowadzić dla siebie, ale nie zmieni ona wysokości kosztu. Jeśli jeździsz naprawdę dużo, policz, czy nie opłaca się wprowadzić auta do firmy — wtedy wchodzisz w próg 75% albo 100%.
Zwracam pracownikowi 1,15 zł za km. Czy to wystarczy jako dokument?
Nie. Podstawą jest ewidencja przebiegu pojazdu prowadzona przez pracownika i potwierdzana przez Ciebie na koniec miesiąca. Sam przelew ani samo oświadczenie nie wystarczą — brak ewidencji oznacza, że zwrot nie jest kosztem.
Czy mogę zwrócić więcej niż stawka z tabeli?
Możesz się tak umówić, ale kosztem podatkowym jest wyłącznie kwota do wysokości limitu (liczba kilometrów × stawka). Nadwyżka nie jest kosztem, a u pracownika jest przychodem.
Mam auto w leasingu. To które zasady?
Auto w leasingu operacyjnym używane w firmie traktujesz jak auto firmowe: 75% wydatków eksploatacyjnych, a przy racie leasingowej dochodzi limit wartości pojazdu. Zasady rozpisaliśmy tutaj: jak zaksięgować leasing samochodu.
Jestem na ryczałcie. Czy kilometrówka mnie dotyczy?
Na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych nie rozliczasz kosztów, więc żadna z tych zasad nie zmniejszy Twojego podatku dochodowego. Jeśli natomiast zatrudniasz i zwracasz pracownikowi koszty jazd, ewidencja przebiegu jest potrzebna ze względu na rozliczenie tego zwrotu u pracownika.
Podsumowanie
- Stawki 2026: 0,89 zł (do 900 cm³), 1,15 zł (powyżej 900 cm³), 0,69 zł motocykl, 0,42 zł motorower.
- Przedsiębiorca jeżdżący własnym prywatnym autem nie stosuje kilometrówki — ma ryczałt 20% wydatków.
- Kilometrówka służy głównie do zwrotu kosztów pracownikowi i zleceniobiorcy.
- Bez ewidencji przebiegu zwrot nie jest kosztem.
- Zwrot za delegację jest u pracownika zwolniony z PIT; zwrot za jazdy lokalne co do zasady nie.
- Nie myl ewidencji przebiegu do kilometrówki z ewidencją do VAT-26 — to dwie różne rzeczy.
Z faktur za paliwo i serwis Qkwit przygotowuje wpisy z proporcją kosztu zależną od tego, jak zadeklarujesz używanie auta — a przy dokumencie, który do niczego nie pasuje, pyta zamiast zgadywać. Plan dla jednoosobowej firmy kosztuje od 39 zł bez VAT miesięcznie, do 20 skanów, zdjęć i PDF-ów; faktury z KSeF i faktury sprzedaży nie liczą się do limitu.
