Czy paliwo można wrzucić w koszty JDG? Samochód 20/75/100%

Krótka odpowiedź: tak, paliwo można wrzucić w koszty JDG — ale prawie nigdy w całości. To, ile realnie zaliczysz, zależy od tego, w jakim trybie rozliczasz samochód. Są trzy: 20%, 75% albo 100% wydatków. Poniżej masz każdy z nich po ludzku, plus osobno sprawę odliczenia VAT (to inny mechanizm niż koszt).

Zanim wejdziemy w tryby, jedno zastrzeżenie: cała ta zasada dotyczy tylko form, w których w ogóle odejmujesz koszty — skali albo podatku liniowego (prowadzisz KPiR). Na ryczałcie płacisz podatek od przychodu i kosztów nie odliczasz, więc paliwo “w koszty PIT” Cię nie dotyczy — auto rozliczasz wtedy tylko od strony VAT, jeśli jesteś VAT-owcem.

Trzy tryby rozliczania samochodu

To, do jakiego procentu wrzucisz wydatki na auto, zależy od dwóch rzeczy: czy samochód jest Twój prywatny, czy firmowy, i czy używasz go też do celów prywatnych.

Prywatne auto używane w firmie — 20% kosztów

Jeśli jeździsz własnym, prywatnym samochodem i używasz go czasem do firmy, do kosztów zaliczysz 20% wydatków związanych z jego używaniem (paliwo, serwis, opłaty). To najprostszy wariant — nie wprowadzasz auta do firmy, nie prowadzisz dodatkowych ewidencji, ale w zamian odliczasz tylko jedną piątą.

Firmowe auto używane też prywatnie — 75% kosztów

Najczęstszy przypadek. Wprowadzasz samochód do firmy (środek trwały albo leasing), ale nie deklarujesz, że służy wyłącznie do działalności — w praktyce jeździsz nim też prywatnie. Wtedy do kosztów wchodzi 75% wydatków eksploatacyjnych: paliwa, serwisu, ubezpieczenia, myjni, części. To domyślny, “życiowy” tryb dla przedsiębiorcy, który ma jedno auto na wszystko.

Auto wyłącznie firmowe — 100% kosztów

Pełne 100% wydatków zaliczysz tylko wtedy, gdy samochód służy wyłącznie działalności — a to trzeba udowodnić. Warunkiem jest prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu (dla celów VAT to tzw. kilometrówka do odliczenia 100% VAT) i zgłoszenie auta do urzędu. W praktyce oznacza to, że autem nie wolno jeździć prywatnie — nawet po zakupy. Dlatego ten wariant wybierają zwykle firmy z osobnym autem “tylko do roboty”, a nie ktoś, kto ma jeden samochód na firmę i na weekend.

Odliczenie VAT — osobna sprawa: 50% albo 100%

Tu najczęściej robi się bałagan, więc rozdzielmy dwie rzeczy: koszt w PIT (opisany wyżej — 20/75/100%) to jedno, a odliczenie VAT to zupełnie inny mechanizm. Jeśli jesteś VAT-owcem, od wydatków na auto odliczasz VAT w jednej z dwóch wysokości:

• 50% VAT — gdy auto używasz też prywatnie (odpowiednik trybu 75% w kosztach). To domyślny, najczęstszy wariant.
• 100% VAT — tylko przy aucie wyłącznie firmowym, z ewidencją przebiegu i zgłoszeniem do urzędu (odpowiednik trybu 100% w kosztach).

Procenty PIT i VAT to dwie różne skale — nie mieszaj ich ze sobą. Klasyczny przykład: firmowe auto używane też prywatnie to 75% kosztu w PIT i 50% VAT do odliczenia. Przy paliwie wygląda to tak, że najpierw odliczasz połowę VAT, a dopiero od kwoty netto powiększonej o nieodliczoną część VAT liczysz 75% kosztu — brzmi zawile, ale to dokładnie ten rodzaj rachunku, który narzędzie powinno robić za Ciebie.

Co wchodzi w “wydatki na auto”

Do wydatków eksploatacyjnych, które rozliczasz w powyższych proporcjach, należą między innymi:

• paliwo (benzyna, diesel, ładowanie auta elektrycznego, LPG),
• serwis i naprawy, wymiana opon, części,
• ubezpieczenie (OC/AC),
• myjnia, opłaty parkingowe, przejazdy autostradą,
• materiały eksploatacyjne (płyny, drobne akcesoria potrzebne do jazdy).

Każdy z tych wydatków trzeba udokumentować fakturą na dane firmy — sam paragon ze stacji zwykle nie wystarczy, żeby wrzucić paliwo w koszty. To ta sama zasada, co przy pozostałych kosztach firmowych: nie ma faktury na firmę, nie ma pewnego kosztu.

A leasing?

Leasing rządzi się w części własnymi zasadami (inaczej rozlicza się ratę leasingową, inaczej wydatki eksploatacyjne, dochodzą limity wartości auta przy droższych samochodach). Rozpisaliśmy go osobno we wpisie jak zaksięgować leasing samochodu — tutaj zapamiętaj tylko, że wydatki eksploatacyjne auta w leasingu (paliwo, serwis) rozliczasz według tych samych trybów 75/100% i VAT 50/100%, co auto własne.

Który tryb wybrać

Podpowiedź praktyczna, bez liczenia w głowie. Jeśli masz jedno auto na firmę i na życie, w większości przypadków wychodzisz na tryb firmowy 75% kosztu i 50% VAT — to domyślny, najmniej problematyczny wariant, bo nie zmuszasz się do udowadniania, że autem nigdy nie jedziesz prywatnie. Tryb 100% ma sens, gdy masz osobny samochód czysto roboczy (np. dostawczy, drugie auto w firmie) i realnie jesteś w stanie prowadzić ewidencję przebiegu. Tryb 20% wybierają zwykle ci, którzy nie chcą wprowadzać prywatnego auta do firmy i jeżdżą nim do działalności tylko okazjonalnie — mniej formalności, ale i najmniejsze odliczenie. Nie ma tu jednej dobrej odpowiedzi dla każdego; zależy od tego, ile realnie jeździsz służbowo i czy chcesz pilnować ewidencji.

Najczęstsze błędy

• Wrzucanie 100% paliwa “bo to firmowe auto”. Jedno auto używane też prywatnie to 75% kosztu i 50% VAT — nie 100%. Pełne odliczenie wymaga ewidencji przebiegu i zakazu jazd prywatnych.
• Mylenie skali PIT i VAT. 75% (koszt) i 50% (VAT) to dwie różne liczby na dwóch różnych poziomach — nie jeden wspólny procent.
• Paragon zamiast faktury. Paliwo z paragonu bez danych firmy zwykle nie jest kosztem.
• Brak ewidencji przy trybie 100%. Deklarujesz auto “wyłącznie firmowe”, ale nie prowadzisz kilometrówki — przy kontroli to najczęstszy powód zakwestionowania pełnego odliczenia.