Jak zmienić biuro rachunkowe krok po kroku

Zmiana biura rachunkowego albo księgowej od 1 stycznia 2027 zaczyna się w październiku lub listopadzie 2026, jeśli Twoja umowa ma okres wypowiedzenia, czyli czas, który musi minąć od Twojego pisma do końca umowy. Pismo z kroku 3 masz gotowe do wypełnienia: wzór wypowiedzenia umowy z biurem rachunkowym w plikach DOCX i PDF.

Krok 1. Sprawdź w umowie okres wypowiedzenia

Znajdź w umowie trzy rzeczy:

• ile trwa okres wypowiedzenia,
• od kiedy biegnie: od dnia, w którym pismo dotarło do biura, czy dopiero od końca tego miesiąca (w umowach: „ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego”),
• w jakiej formie składasz wypowiedzenie: list, e-mail czy podpis elektroniczny.

Gdy okres biegnie od końca miesiąca, pismo doręczone 2 listopada działa tak samo jak doręczone 30 listopada. Gdy biegnie od dnia doręczenia, miesiąc od 12 listopada kończy się 12 grudnia.

Daty dla zmiany od 1 stycznia 2027, gdy okres biegnie od końca miesiąca:

Przy trzech miesiącach pismo z października kończy umowę 31 stycznia 2027. Styczeń rozlicza wtedy jeszcze stare biuro, a następca zaczyna od lutego, jak przy zmianie w trakcie roku. 31 października 2026 to sobota, więc wyślij pismo tak, żeby biuro miało je w piątek 30 października. Liczy się dzień, w którym pismo dotarło do biura, a nie dzień nadania (art. 61 Kodeksu cywilnego).

Gdy umowa nie mówi nic o wypowiedzeniu, możesz ją wypowiedzieć w każdej chwili. Płacisz wtedy za pracę, którą biuro już wykonało, i zwracasz mu wydatki poniesione na wykonanie umowy, a gdy nie masz ważnego powodu, biuro może też żądać odszkodowania za stratę, którą przez to poniosło (art. 746 § 1 i art. 750 Kodeksu cywilnego). Z ważnego powodu możesz wypowiedzieć umowę zawsze, także od razu, i umowa nie może tego prawa wyłączyć (art. 746 § 3).

Krok 2. Ustal, kto rozlicza firmę od stycznia, zanim wyślesz pismo

Gdy wypowiesz umowę przed wyborem następcy, ryzykujesz miesiąc, w którym nikt nie liczy Twojego ZUS i podatku.

Jeśli idziesz do innego biura, zapytaj je o trzy rzeczy i poproś o odpowiedź na piśmie:

• od którego miesiąca przyjmuje Twoje dokumenty,
• co ma dostać od starego biura, żeby zacząć (lista jest w kroku 5),
• ile zapłacisz za miesiąc przy Twojej liczbie dokumentów, czyli faktur, które wystawiasz, oraz faktur i paragonów za zakupy firmy.

Ofertę ocenisz, gdy porównasz ją z publicznymi cennikami biur. Kalkulator kosztu księgowości pokazuje je dla Twojej liczby dokumentów, każdy ze źródłem.

Druga droga to program księgowy. Dokumenty dodajesz i zatwierdzasz samodzielnie, program liczy podatki i składki, a deklaracje wysyłasz Ty. Co to zmienia w porównaniu z biurem, opisuje strona alternatywa dla biura rachunkowego.

Krok 3. Wyślij wypowiedzenie i zachowaj dowód doręczenia

Wyślij wypowiedzenie w formie, której wymaga umowa. Gdy umowa nie określa formy, a została zawarta na piśmie, elektronicznie albo e-mailem, wystarcza wiadomość, z której widać, kto ją składa, na przykład e-mail z Twojego adresu. Prawo nazywa to formą dokumentową (art. 77 § 2 Kodeksu cywilnego).

Datę doręczenia daje Ci list polecony za potwierdzeniem odbioru albo odpowiedź biura na e-mail.

W tym samym piśmie poproś o cztery rzeczy:

1. potwierdzenie daty, z którą umowa się kończy,
2. rozliczenie ostatniego miesiąca (krok 4),
3. wydanie dokumentów i danych do konkretnego dnia (krok 5),
4. informację, co biuro może robić w Twoim imieniu w urzędzie skarbowym, ZUS i KSeF (krok 6).

Wszystkie cztery prośby są już we wzorze wypowiedzenia.

Krok 4. Ustal na piśmie, kto rozlicza ostatni miesiąc i kto zamyka rok

Umowa kończy się 31 grudnia, a grudzień rozlicza się w styczniu. W jednoosobowej działalności składki ZUS i podatek dochodowy za grudzień (zaliczkę albo ryczałt) płacisz do 20 stycznia 2027. Jeśli doliczasz VAT na fakturach, do 25 stycznia 2027 wysyłasz też plik JPK, czyli miesięczną ewidencję VAT dla urzędu skarbowego. Wszystkie daty są w terminach na styczeń 2027.

Są dwa układy i każdy trzeba zapisać w piśmie:

• Grudzień i rok 2026 rozlicza jeszcze stare biuro. Płacisz mu za to według umowy albo osobnej wyceny, a pełnomocnictwa odwołujesz dopiero po jego ostatniej wysyłce.
• Stare biuro kończy na listopadzie, resztę rozlicza następca. Przed 20 stycznia musi mieć dokumenty z grudnia i zestawienie sum za cały rok (krok 5).

Rok 2026 zamykają trzy rzeczy:

• zeznanie roczne PIT, do 30 kwietnia 2027,
• roczne rozliczenie składki zdrowotnej, do 20 maja 2027: składki zapłacone w ciągu roku porównuje się z rocznym dochodem albo przychodem i wychodzi dopłata lub zwrot,
• spis z natury na 31 grudnia, czyli lista towarów i materiałów z ich wartością. Dotyczy firm z księgą przychodów i rozchodów, nie dotyczy ryczałtu (kto musi zrobić spis z natury).

Krok 5. Odbierz dokumenty i dane, sprawdź je przed końcem umowy

Biuro ma obowiązek wydać Ci to, co uzyskało przy wykonywaniu umowy, i złożyć sprawozdanie po jej rozwiązaniu (art. 740 Kodeksu cywilnego). W jakiej formie biuro wydaje dane, sprawdź w umowie. Poproś o pliki obok wydruków.

Poproś o całą listę. Biuro wyda to, co dla Ciebie prowadziło:

• faktury, rachunki, umowy i wyciągi, które biuro ma u siebie,
• zapisy księgowe z czasu umowy: księga przychodów i rozchodów albo ewidencja przychodów (na ryczałcie) i rejestry VAT; w spółce księgi rachunkowe z zestawieniem obrotów i sald, czyli wykazem wszystkich kont na koniec ostatniego miesiąca,
• wysłane deklaracje i pliki JPK, każdy z UPO, czyli urzędowym potwierdzeniem odbioru z datą,
• zestawienie sum od stycznia do ostatniego miesiąca w biurze: przychód, koszty, zapłacone składki społeczne ZUS, zapłacona składka zdrowotna i zapłacony podatek dochodowy,
• ewidencja środków trwałych, czyli lista droższego sprzętu firmy (na przykład samochodu) z kwotą już zaliczoną do kosztów,
• dokumenty pracowników i listy płac, jeśli biuro je prowadziło.

Zanim umowa się skończy, sprawdź trzy rzeczy:

1. Policz UPO. Ma być jedno na każdy miesiąc albo kwartał, za który biuro coś wysłało.
2. Otwórz historię konta firmy i zsumuj przelewy od stycznia. Przelewy do ZUS mają dać tyle, ile składki społeczne i zdrowotna z zestawienia razem, a przelewy podatku dochodowego do urzędu skarbowego tyle, ile zapłacony podatek.
3. Jeśli doliczasz VAT na fakturach, zapytaj biuro na piśmie, czy w ostatniej deklaracji została kwota VAT do przeniesienia na następny miesiąc. Następca odejmie ją od VAT za swój pierwszy miesiąc.

Jeśli masz nieopłaconą fakturę od biura, zapłać ją albo wyjaśnij na piśmie, zanim poprosisz o dokumenty, bo spór opóźnia ich wydanie.

Krok 6. Zaktualizuj zgłoszenia i odwołaj pełnomocnictwa

W ciągu 7 dni od zmiany biura aktualizujesz informację, kto prowadzi dokumentację księgową firmy i gdzie jest przechowywana (art. 9 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników):

• jednoosobowa działalność: we wniosku o zmianę wpisu w CEIDG, rejestrze, w którym firma została założona,
• spółka: na formularzu NIP-8. Gdy księgi są prowadzone poza siedzibą, zarząd w ciągu 15 dni od ich wydania powiadamia też urząd skarbowy (art. 11a ustawy o rachunkowości).

Koniec umowy z biurem nie odwołuje pełnomocnictw w urzędach ani uprawnień w KSeF. Które z nich biuro ma, dowiesz się z jego odpowiedzi na wypowiedzenie. Czego nie ma, to pomijasz:

• podpisywanie deklaracji wysyłanych elektronicznie w Twoim imieniu (pełnomocnictwo UPL-1): odwołujesz formularzem OPL-1 w e-Urzędzie Skarbowym albo na papierze w swoim urzędzie skarbowym,
• zastępowanie Cię we wszystkich sprawach podatkowych (pełnomocnictwo ogólne): odwołujesz formularzem OPO-1, tylko elektronicznie, w e-Urzędzie Skarbowym,
• sprawy w ZUS: odwołujesz wnioskiem PEL-O, osobnym dla każdej osoby z biura, która ma Twoje pełnomocnictwo; złożysz go w eZUS, pocztą albo w placówce,
• faktury w KSeF, państwowym systemie e-faktur: odbierasz biuru uprawnienia w Aplikacji Podatnika KSeF albo w programie do faktur połączonym z KSeF.

Odbierz też dostęp do konta bankowego firmy, jeśli biuro go miało. Nowemu biuru udzielasz nowych pełnomocnictw.

Zmiana biura w trakcie roku

Przepisy nie wiążą zmiany biura z końcem roku. Kroki są te same, a daty liczysz jak w kroku 1: przy okresie jednego miesiąca, który biegnie od końca miesiąca, pismo doręczone w marcu kończy umowę 30 kwietnia. Ostatni miesiąc u starego biura rozlicza się w następnym. W jednoosobowej działalności ZUS i podatek dochodowy płacisz do 20. dnia, a plik JPK wysyłasz do 25. dnia. Następca liczy podatek od początku roku, więc przed pierwszym z tych terminów musi mieć zestawienie sum od stycznia z kroku 5. W piśmie wpisz, do którego miesiąca włącznie rozlicza Cię stare biuro. Pole na to jest we wzorze wypowiedzenia.

Gdy od stycznia rozliczasz firmę w programie

Kroki 1–6 zostają bez zmian, bo program nie odbierze danych od starego biura i nie skontaktuje się z nim za Ciebie. Tak jest też w Qkwit, naszym programie: nie wczytuje ksiąg ani plików od biura. Na początku wpisujesz ręcznie liczby z zestawienia z kroku 5, a jeśli doliczasz VAT, także kwotę VAT do przeniesienia. Potem dodajesz zdjęcia albo pliki PDF faktur, Qkwit odczytuje z nich dane, a Ty sprawdzasz i zatwierdzasz każdą. Gdy zamkniesz miesiąc, pokazuje, ile, na jaki rachunek i do kiedy zapłacić ZUS i podatki. Plik JPK pobierasz i wysyłasz samodzielnie.

Za podatki odpowiadasz Ty, tak samo jak przy biurze, ale nikt nie wysyła deklaracji za Ciebie. Rezygnujesz z osoby, która podpisuje deklaracje jako Twój pełnomocnik, i z ubezpieczenia OC biura. Jest ono obowiązkowe dla biur, które prowadzą księgi rachunkowe, i dla doradców podatkowych.